Carta de presentación de recepcionista: ejemplos y consejos prácticos

Como recepcionista tienes un compromiso y una responsabilidad: ser el rostro de la empresa ante sus clientes. Es por eso que los reclutadores suelen invertir tiempo en buscar a la persona más ideal para ocupar esta vacante, porque de su desempeño dependen muchas gestiones importantes para la compañía, desde las ventas hasta su reconocimiento en el mercado.

Si quieres ser tú quien ocupe este puesto porque consideras que tienes las habilidades necesarias para hacer un buen trabajo, tienes que escribir una carta de presentación de recepcionista que comunique tus principales competencias, y aquí aprenderás a hacerlo.

¿Cómo escribir una carta de presentación de recepcionista

Ya lo decíamos antes: el puesto de recepcionista es uno de los más importantes en una empresa que trabaja de cara al público, porque de este profesional dependen muchas otras gestiones en la compañía. Por ejemplo, las ventas y la imagen de la marca en el sector.

Por lo tanto, es normal que los contratantes evalúen muy bien a los candidatos que se postulan a esta vacante para saber cuál reúne las habilidades y cualidades esenciales para llevar de forma óptima la gestión de esta área. Es precisamente todo esto lo que debe relucir en tu carta.

Este documento debe estar redactado en un lenguaje persuasivo, personalizado y elocuente. Además, la estructura y el formato deben ser los adecuados para este tipo de documentos. Vamos a explicar a detalle cada uno de estos aspectos.

La estructura ideal para tu carta de presentación

Aunque esta podría variar dependiendo de la empresa , porque hay algunas que tienen sus propios protocolos en la redacción de documentos, la estructura habitual es la siguiente 👇:

• Encabezado.
• Saludo.
• Introducción.
• Descripción de por qué eres el candidato ideal (habilidades, logros, experiencia...).
• Por qué te interesa entrar precisamente a esa empresa.
• Breve conclusión.
• Breve despedida.

La información a incluir

Una carta de presentación para recepcionista, bien sea para hotel, hostal, restaurante, etc., debe ser lo más puntual posible. Lo recomendable es mantener su extensión en una hoja .

Por eso, lo ideal es mencionar datos relevantes sin extenderte demasiado, recuerda que es un abreboca a tu curriculum vitae donde sí hallarán toda tu información laboral. Por lo tanto, procura incluir solo los siguientes datos 👇:

• Cuál es el motivo de la carta.
• Cuál es tu experiencia en el área.
• Qué especialización tienes (si aplica).
• Dónde has trabajado recientemente.
• Qué habilidades y cualidades puedes sumar al equipo según la vacante.
• Qué logros forman parte de tu camino profesional como recepcionista.
• Por qué te interesa trabajar precisamente en esa empresa.

En el caso de que la compañía solicite información adicional, puedes incluirla. Aun así mantén la brevedad sin que esto implique sacrificar datos relevantes para el puesto.

Ahora sí, comencemos a escribir cada una de las secciones de tu carta de presentación.

Cómo redactar un buen encabezado

Las cartas de presentación suelen ser documentos formales, así que trata de transmitir esta formalidad en todo aspecto del documento, empezando por el encabezado. Esta sección abre tu carta y solo debe contener información de contacto sobre ti y sobre el receptor. Es decir 👇:

• Datos personales : nombre, apellido, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Datos del reclutador : nombre, apellido y cargo.
• Datos de la empresa : nombre y dirección.
• Fecha de envío de la carta .

Nuevamente lo decimos: a no ser que los protocolos de redacción de documentos de la empresa sean diferentes, alinea tus datos a la derecha y los del receptor a la izquierda . Aquí tienes dos ejemplos 👇:

Un par de ejemplos sencillos sobre el encabezado

CORRECTO

Armando Valencia
Málaga, España
[email protected]
+34 901 00 01 00

A:

Lcdo. Ernesto Páez
Jefe de Recursos Humanos
La Tetería
Málaga, España
25 de octubre del 2021

Este es un ejemplo sencillo y puntual de cómo crear un encabezado para una carta de presentación sin necesidad de incluir tantos que no son de interés para el reclutador. En este caso, no se incluye una dirección muy específica porque esto es opcional y recomendable si la compañía cuenta con varias sedes y quieres postularte a la más cercana a tu casa.

Pero también podrías ser más específico de la siguiente forma 👇:

CORRECTO

Armando Valencia
Centro de Málaga, España
[email protected]
+34 901 00 01 00

A:

Jefe de Recursos Humanos La Tetería
San Agustín, 9, 29015 Málaga
25 de octubre del 2021

En este ejemplo se menciona una dirección más específica con el objetivo de que la empresa considere que estás aplicando a una sede en particular y, además, que resides en una zona cercana. A su vez, no se menciona el nombre de quién recibirá el documento porque se desconoce, y es mejor omitir este dato que dirigir la carta a quien no corresponde.

Cómo debe ser la presentación de una recepcionista

Recorriendo la estructura de tu carta es momento de hablar sobre el saludo y la presentación ; porque después de tu encabezado es necesario dirigirte al reclutador de una manera cordial y breve en una sola línea, siempre mostrando respeto y profesionalismo.

Esta es una frase muy corta que luego introducirá tu presentación como recepcionista de hotel, hostal, restaurante, etc. Algunas frases que puedes usar en el saludo son las siguientes 👇:

Frases convenientes para el saludo

• Señor/a (nombre y apellido del reclutador).
• Estimado/a Lcdo/a. (nombre y apellido del reclutador).
• Respetado/a gerente (nombre y apellido del reclutador).

Frases inadecuadas para el saludo

• Hola, (nombre y apellido del destinatario):
• Querido/a (nombre y apellido del destinatario):
• Amigo/a (nombre y apellido del destinatario):

Ahora hablemos del párrafo introductorio , ese primer acercamiento que tendrás con el empleador para responder preguntas que podrían estar rondando en su mente.

La importancia de la introducción radica en que si no atrapas la atención del receptor en estas primeras líneas, será muy difícil que desee seguir leyendo, o que mantenga el entusiasmo en la lectura; tu objetivo es despertar su curiosidad en tu perfil profesional.

¿Cómo hacerlo? Fíjate 👇:

• Di el porqué de la carta (respuesta a una oferta de empleo, autocandidatura...).
• Describe brevemente tu trayectoria profesional (tu experiencia en años).
• Si tienes algún respaldo educativo, menciónalo.
• Dile dónde estás trabajando o dónde trabajaste recientemente (si aplica).
• Menciona algún logro profesional que sea relevante para el puesto de trabajo.

Esta introducción no debería superar una extensión de 5 líneas para no mencionar demasiada información, sino solo aquella que introduzca al cuerpo de la carta.

Echa un vistazo a cómo puedes escribir esta sección 👇:

Ejemplo de cómo presentarte

CORRECTO

Por medio de esta carta me dirijo ante usted como respuesta a la oferta de empleo que está publicada en el sitio web de las Clínicas Zúrich Málaga para la posición de recepcionista médica. He desempeñado este mismo rol desde hace 7 años en diversos sitios, mi más reciente experiencia laboral fue en el Hospital Universitario Virgen de la Victoria donde atendía más de 100 visitantes por día tanto para consulta como para el ingreso a las oficinas.

Esta es una introducción breve y contundente que despeja varias dudas que podría tener el lector de la carta y, además, le da muestras de que tienes experiencia ocupando un rol similar al del anuncio de empleo. Sin duda, deseará seguir conociendo más sobre tu perfil.

Tal vez el resultado no fuese el mismo si te presentas de la siguiente manera 👇:

Ejemplo de cómo no es prudente presentarte

INCORRECTO

Le escribo esta carta porque me gustaría mucho ocupar uno de los puestos de recepcionistas de su empresa. No tengo experiencia ni habilidades en el área, pero puedo aprender si recibo la oportunidad. Soy una persona muy responsable y haré un gran trabajo en la oficina.

No tener experiencia ni habilidades en un área en particular es válido porque todos hemos comenzado desde cero en algún momento. Sin embargo, no es recomendable que tu carta de presentación inicie de esta forma porque no tiene aspectos positivos que animen al lector a continuar leyendo al no mostrar una preparación ni conocimiento mínimo en el puesto.

Describe qué puedes aportar como recepcionista

Entre tantas recepcionistas profesionales que pudiesen estar postulándose a este puesto, ¿por qué darte una oportunidad a ti y no a otra? En esta parte del contenido debes ser muy contundente del por qué eres la candidata ideal o el candidato perfecto para la vacante, respaldándote en tu experiencia laboral, logros, competencias, conocimientos , etc.

Para asegurarte de que tu perfil se ajuste a las necesidades de la empresa, lee muy bien el anuncio de empleo, sobre todo, los requisitos. Luego relaciona tus virtudes con el puesto siendo muy específico y haciendo énfasis en tu principal valor diferencial.

Estas recomendaciones iniciales te ayudarán 👇:

• Destaca habilidades y cualidades esenciales para el puesto.
• Enumera logros laborales importantes (si son cuantificables, mucho mejor).
• Relaciona tus habilidades con las necesidades de la compañía.
• Sé auténtico, no digas «soy el mejor». Demuéstralo.
• Di por qué quieres entrar precisamente en esa compañía.

Dale un vistazo a los siguientes ejemplos 👇:

Ejemplo de cómo puedes describir tu perfil

CORRECTO

A lo largo de mi experiencia como recepcionista he consolidado habilidades que considero indispensables para llevar la óptima gestión de esta área. Por ejemplo, tengo la capacidad de afrontar varias tareas a la vez sin descuidar la calidad de ninguna de ellas, tal como atender los requerimientos de los pacientes y visitantes por varios canales (teléfono, página web...).

Soy una persona responsable, comprometida y dedicada. Tengo una especial habilidad numérica, así que puedo atender también los asuntos matemáticos de la recepción. Igualmente, manejo el programa Microsoft Office en su totalidad, especialmente para la redacción de documentos; soy ágil en la organización de agendas, correspondencia y atención al paciente y al médico.

En el Hospital Universitario Virgen de la Victoria fui promovida a jefa de empleados de la recepción por mi buen desempeño; pues favorecí el aumento de la productividad de esta área (adjunto carta de recomendación y reconocimientos). Y esto mismo es lo que deseo lograr en las Clínicas Zúrich Málaga: favorecer la organización y gestión de este departamento.

Esta es una forma contundente de demostrar con argumentos sólidos el porqué eres la mejor candidata para ocupar el puesto de recepcionista. Recuerda personalizar cada parte de tu carta hasta al mencionar logros profesionales; sé específico y di dónde y cómo los obtuviste.

Quizás el resultado no sería tan positivo si te describes de esta forma 👇:

Ejemplo de cómo no es prudente describirte

INCORRECTO

Sin ninguna duda soy la mejor recepcionista que podría tener su empresa porque ya tengo experiencia en el área y habilidades muy competitivas que me hacen entregar el 100 % en todos mis trabajos. Mi récord profesional es tan limpio como exitoso, así que debería leer mi curriculum vitae para que conozca más sobre mí y sobre mi impecable recorrido laboral.

Claro que está bien tener confianza y seguridad en sí mismo, pero no de esta forma. No hay argumentos precisos que respalden el porqué es el candidato ideal, solo es una muestra excesiva de egolatría que podría tener un resultado adverso: el declive de la candidatura .

Añade un llamado a la acción (CTA) que motive al reclutador

Ahora que tienes toda la atención de tu futuro empleador es el momento de motivarle a tomar acción:leer tu CV, llamarte o citarte a una entrevista ; porque si vas a enviar este documento es porque esperas recibir una respuesta de regreso, ¿cierto? Déjale saber qué debería hacer.

Eso sí.

Díselo de una manera respetuosa y no impositiva para no generar el efecto contrario. Si bien es normal que desees recibir una respuesta, no debes imponerle condiciones al contratante.

Entonces, ¿cómo conseguir esto? Con un CTA conciso y contundente en el que animes al receptor de la carta a dar el siguiente paso: contactarte.

Consejos para redactar llamados a la acción

Si todavía no te queda muy claro c ómo escribir este cierre de tu carta , aquí tienes un par de ideas que te ayudarán 👇:

• Agradécele por su tiempo y dedicación.
• Nuevamente haz énfasis en algún logro o habilidad específica.
• Invita al empleador a leer tu currículum y/o citarte a una entrevista.
• Sé amable, breve (2 a 4 líneas será más que suficiente) y respetuoso.

A continuación, un ejemplo de cómo puedes escribir este apartado 👇:

CORRECTO

Gracias por tomar un espacio de su tiempo para leer esta carta. Si desea conocer más detalles sobre mi trayectoria profesional, adjunto encontrará mi curriculum vitae; y, si lo prefiere, podemos reunirnos en una entrevista para conversar sobre cómo podemos mejorar la productividad de la recepción para dar una buena atención al público.

Cómo despedirte adecuadamente

Ha llegado el momento de despedirte del receptor de forma amable, respetuosa, profesional y formal. Una sola línea es más que suficiente . Echa un vistazo a estos ejemplos 👇:

Ejemplos para tu despedida

• Atentamente, (tu nombre y apellido).
• Cordialmente, (tu nombre y apellido).
• Saludos cordiales, (tu nombre y apellido).
• Muchas gracias, (tu nombre y apellido).
• Sin más que agregar, (tu nombre y apellido).
• De antemano muchas gracias, (tu nombre y apellido).

Frases a evitar como despedida

• El lunes estaré en su oficina para recibir una respuesta.
• Le suplico que me acepte.
• Responda rápido porque he enviado solicitud a otras empresas.

Una frase que muestre soberbia, abuso de confianza o imposición podría cerrarte las puertas definitivamente a ese puesto. Así que sé muy respetuoso y guarda la distancia.

Consejos para mejorar tu carta de presentación de recepcionista

Si quieres optimizar un poco más la estructura, el formato y el contenido de tu carta de presentación para un puesto de recepción, aplica los siguientes consejos extras 👇:

• Antes de escribir la carta, investiga sobre la empresa y la vacante disponible.
• Usa un diseño formal sin que sea muy sencillo o aburrido (similar al de tu CV).
• Utiliza un lenguaje comprensible sin terminología técnica.
• Procura mantener un lenguaje positivo, respetuoso, formal y persuasivo.
• Evita crear bloques de texto (3 a 4 líneas está bien).
• Aplica un interlineado de 1.5 a los párrafos.
• Usa una fuente legible en un buen tamaño (12 puntos está bien).
• Revisa la ortografía y gramática varias veces.
• Si enviarás la carta por correo, hazlo en formato PDF.
• Asegúrate de que los datos de contacto estén correctos.

Complementa tu carta con un currículum de recepcionista

Tu carta de presentación antecede al curriculum vitae , es decir, el reclutador primero leerá este documento antes de revisar tu CV. Esto no quiere decir que sea más o menos importante. Ambos documentos son relevantes en un proceso de selección, por eso, se envían juntos .

Recuerda que la carta es un documento más breve en el que mencionarás los aspectos más destacados de tu perfil profesional para que el reclutador ansíe leer tu currículum de recepcionista ; porque es en este último documento donde hallará la información más completa.

Así que complementa tu carta con un buen CV, apóyate en nuestras plantillas si quieres ahorrar tiempo y mantener coherencia entre los diseños para una presentación profesional.

Para resumir: cómo redactar una carta de presentación paso a paso

Y si quieres corroborar que tu carta de presentación será todo un éxito, aquí tienes un breve resumen sobre cómo escribirla desde cero 👇:

• Si la empresa no tiene una estructura obligatoria, sigue la que te sugerimos.
• No incluyas datos irrelevantes en el afán de llamar la atención.
• Mantén tu carta en una única hoja, preferiblemente.
• Da argumentos sólidos sobre tu perfil profesional, evita lo genérico y repetitivo.
• Tómate el tiempo de investigar sobre la empresa y leer el anuncio de empleo.
• Prioriza tu formación y experiencia en el sector de la empresa.
• Asegúrate de destacar en el primer párrafo.
• No olvides el llamado a la acción (CTA).
• Corrobora los datos de contacto.
• Mantén la formalidad adecuada, sé respetuoso y usa un lenguaje sencillo.
• Cuida el formato, la estructura y el contenido.

Ocupar el puesto de recepcionista en una empresa de cualquier sector del mercado es un gran compromiso y responsabilidad porque se trata de dar la cara al público. Así que demuestra que tienes las competencias necesarias para ser el rostro de la empresa en la recepción, priorizando la gestión de este departamento y, por supuesto, la buena atención a sus clientes. ✔