Carta de presentación de asistente administrativo: la guía absoluta

Ya tienes listo el currículum, pero quizás sientas que le falta un poco de información, y es aquí donde la carta de presentación de asistente administrativo entra en juego. ¿Por qué razón? Simple: te permite ahondar en tu perfil y te ayudará a causar la mejor primera impresión.

Redactar una carta de presentación no es tarea tan sencilla, pues incluso podría ser más complejo que escribir un simple reporte empresarial. Por tanto, en esta guía te enseñaremos todo lo necesario para crear tu carta desde cero y así obtener muchas más posibilidades en el proceso de selección de personal .

Esta carta de presentación de asistente administrativo es completamente exitosa. A continuación, desglosaremos paso por paso por qué es eficaz y cómo redactar un documento efectivo para concertar una entrevista de trabajo.

Cómo escribir una carta de presentación de asistente administrativo

La organización es una competencia vital para ejercer como asistente administrativo. Asimismo, esta cualidad debe quedar plasmada no solo en tu trabajo, sino también en tu currículum y, por supuesto, en una buena carta de presentación. Si muestras un alto nivel de orden en tus documentos, causarás la mejor primera impresión.

Sigue esta siguiente estructura:

• Encabezado.
• Saludo.
• Presentación o introducción.
• Explicación de motivos.
• Llamado a la acción.
• Despedida

Es probable que cada sección debas redactarla de forma diferente, en función de tu experiencia y el puesto de trabajo que aspires. Aun así, se mantienen algunas pautas básicas en cuanto al formato:

• Usa una hoja de tamaño A4.
• Aplica márgenes de 2.5 centímetros.
• Utiliza una fuente de 10 a 12 puntos.
• Define un interlineado de 1.5 puntos.
• Justifica el documento.

Cómo hacer un encabezado objetivo

Lo primero que hay que escribir en la carta de presentación es el encabezado, un apartado donde colocas tu nombre, dirección, teléfono y correo electrónico . Además, también tienes que añadir el nombre del reclutador, su cargo en la empresa y la dirección de la compañía.

Aunque parece una sección bastante sencilla, debes poner cuidado para no cometer errores. Es importante que seas breve, preciso y que te sepas dirigir correctamente al lector.

Aquí tienes algunos consejos interesantes:

• Empieza con tus datos personales, alineados a la derecha de la página.
• Sigue con los datos del reclutador, alineados a la izquierda de la página.
• Dirígete al seleccionador por su nombre.
• Escribe datos completos, no resumidos.

Para que sea más fácil de entender, fíjate en estas plantillas de ejemplo:

Saluda al reclutador como un profesional

Luego de dejar claro quién escribe la carta, el siguiente paso es saludar de forma amigable, y es algo que aplica para cualquier documento. No es necesario que utilices palabras muy rebuscadas o frases excesivamente aduladoras. De hecho, con un saludo simple motivas a que el seleccionador siga leyendo .

Y al igual que en el encabezado, el secreto para que el saludo de tu carta de presentación sea perfecto es dirigirte directamente al lector . Al personalizar la carta, el seleccionador no sentirá que está leyendo un documento más del montón, sino un escrito específicamente para él.

Mira estos consejos para conocer quién es el encargado de RR.HH:

• Busca el nombre en la oferta de empleo.
• Revisa el perfil de Google o LinkedIn de la empresa.
• Llama a la compañía o envía un correo electrónico.

Sea como sea, tras hallar el nombre del reclutador, solo te queda agregar alguna palabra amable y cordial, como en los siguientes ejemplos:

• Estimado José González.
• Apreciado Alberto Castro.

Por otro lado, debes evitar frases muy informales o, como ya mencionamos, que halaguen demasiado al encargado, por ejemplo las siguientes:

• Cómo va todo, María querida.
• Excelentísimo Sr. Carlos González.

Introducción: haz una presentación para administrativo eficaz

Es aquí donde debes explicarle al lector por qué estás escribiendo la carta, y cuáles son las razones para seguir leyendo. Ten en cuenta que es uno de los párrafos más importantes, porque si al seleccionador no le gusta, sencillamente va a descartar la carta. Así que debes poner el máximo esfuerzo para enganchar al lector desde el primer momento.

Tal como sucede en el resto de las secciones, la brevedad es muy importante, entonces aplica estas pautas:

• Preséntate al seleccionador de manera rápida y sencilla.
• Menciona el puesto de trabajo que te interesa.
• Muestra un resumen sobre logros, aptitudes y tu experiencia en el sector.

Mira estos ejemplos, que te servirán para saber qué hacer y qué evitar en este apartado:

CORRECTO

El motivo de esta carta es expresar mi interés para el puesto de asistente administrativo. Actualmente ejerzo mis habilidades en compañías Cahavas, en la que tengo 3 años de experiencia. He comenzado en el departamento de marketing y he ascendido al área de Dirección General gracias a mis capacidades en resolución de conflictos y mi sobresaliente atención al cliente. Estoy segura de que mis dotes detallistas y mi eficiencia serán muy prácticas para optimizar su equipo de trabajo.

INCORRECTO

Los puestos de trabajo que hay en su empresa son muy interesantes, pero el que más me ha gustado es el de asistente administrativo. Tengo el perfil adecuado porque soy habilidoso, tengo mucha experiencia y llevo a cabo todo tipo de tareas. Su compañía es la que más me gusta en el mercado y estoy totalmente seguro de que seré el mejor empleado, por encima del resto.

Existe mucha diferencia entre los dos ejemplos, ya que el primero es cordial, objetivo y muestra datos de valor. En cambio, la segunda presentación es un poco de mal gusto, no aporta información relevante y hasta parece egocéntrica, así que quedaría descartada en cuestión de segundos.

Convence al reclutador de que eres el mejor

Llegamos a la parte más importante de la carta de presentación de asistente administrativo: demostrar que eres el candidato ideal. Como todo buen profesional, debes tener carisma, y esa misma cualidad también estará presente en los documentos que redactes.

Ya has introducido ligeramente tus habilidades y competencias más importantes, pero es aquí donde vas a exprimirles todo el jugo. Y si agregas datos cuantificables, tales como estadísticas y porcentajes , mucho mejor todavía.

Recuerda que esta es la sección con más peso en la carta y la que se lleva la mayor parte del cuerpo. Si deseas saber cómo redactarla adecuadamente, no dejes de mirar estas plantillas:

CORRECTO

Dispongo de las aptitudes y actitudes necesarias para desenvolverme en el rol de asistente administrativa. Entiendo que su empresa busca una candidata con competencias comunicativas y la capacidad de tratar con otras personas. En mi empleo anterior he obtenido un índice de satisfacción del 98% de los clientes, de los cuales un 69% han quedado fidelizados. Poseo experiencia en operaciones bancarias, pagos, registros y manejo de libros contables. Actualmente estoy comenzando un máster en contabilidad internacional para potenciar mi carrera en administración de empresas. Deseo ayudar a su compañía a alcanzar mejores estándares de organización, mientras al mismo tiempo potencio mi experiencia en el área.

INCORRECTO

Soy la candidata perfecta para este puesto de trabajo, porque soy especialista en tratar con personas y la comunicación es lo que mejor se me da. Soy apta para realizar pago de servicios, soy eficaz en el orden de salarios y soy muy dedicada en todo lo que hago.

Este último ejemplo es poco profesional, informal y la redacción deja bastante que desear, ya que es redundante y poco profesional.

En cambio, el primer ejemplo es prácticamente perfecto, porque se trata de una combinación de logros, experiencia y objetivos, todo en sólo un par de párrafos. El seleccionador verá que la candidata tiene todo lo necesario para formar parte de su plantilla.

Explica por qué la empresa es ideal para ti

Este es otro de los apartados más importantes, pero que en muchas ocasiones se pasa por alto en la carta de presentación de asistente administrativo. No solo tú tienes que mostrarte como el candidato con el mejor perfil. También es necesario que dejes ver por qué la empresa se adapta a ti.

De este modo, los reclutadores sabrán que has estudiado su compañía, lo que te deja muy bien parado. Te hace ver como un profesional comprometido y motivado que dará lo mejor de sí en su próximo empleo . Los beneficios serán recíprocos, así que pon el máximo esfuerzo en destacar.

Aquí dejamos más ejemplos para ti:

CORRECTO

Siempre he admirado a su empresa por la forma en la que trabajan, tanto que soy usuario de todas sus aplicaciones móviles. Aparte de ello, me gusta la filosofía de trabajo y las políticas de la compañía. Considero que el personal es creativo, promueve la libertad de expresión y sus empleados reciben capacitación para desarrollar proyectos innovadores. Es el lugar que busco para trabajar, ya que me permitirá seguir ampliando mi experiencia y mejorar mis habilidades.

INCORRECTO

Para nadie es un secreto que su compañía es la que lleva la delantera en el mercado, incluso superando con creces a todos sus competidores. Y como yo deseo ser el mejor trabajador, también quiero formar parte de la mejor empresa. Deseo estar con ustedes cada vez que ganen premios y reciban reconocimiento internacional.

Como ves, el segundo ejemplo, aunque es verdad que menciona sus metas y aspiraciones, que técnicamente sería adecuado, no lo hace correctamente. Solo se centra en sí mismo y no en la compañía, sin olvidar que su tono es un poco indecente e informal.

Por otro lado, si realizas una descripción con el primer ejemplo, tendrás muchas más posibilidades de concertar una entrevista. No lo olvides: halaga a la empresa, pero sin caer en el fanatismo.

La importancia del llamado a la acción

Un asistente administrativo no es solo una figura de apoyo, sino un profesional que muestra iniciativa, propone y ayuda a alcanzar el éxito . En este sentido, el llamado a la acción se convierte en un recurso fundamental en tu carta de presentación.

El propósito de esta sección es hacer una propuesta de valor que motive al reclutador a continuar con el proceso de selección de personal. No tengas reparos en mencionar una entrevista , o por lo menos una reunión informal. Es aquí donde podrás manifestar tus seguridad, una cualidad esencial en cualquier empresa.

Ejemplos de cómo redactar un llamado a la acción

CORRECTO

“Me encantaría que nos reuniésemos para explicarle cómo puedo reducir en un 25% los errores de la agenda.” “De entrevistarnos me gustaría brindarle detalles sobre mis ideas en la optimización de deudas.”

INCORRECTO

“Sé que quizá no sea el mejor candidato y que existan otros con más habilidades, pero muchas gracias por considerar mi candidatura. Espero que me dé una oportunidad.” “Creo que soy un buen candidato para su empresa, me gustaría que me diera una oportunidad para demostrarle mi valía.”

Entre estos ejemplos correctos e incorrectos hay años luz de diferencia. Recuerda lo siguiente: la seguridad en ti mismo es fundamental.

Despídete como un administrativo de categoría

El paso final para escribir una carta de presentación de asistente administrativo es despedirte como todo un profesional. Solo debes seguir las mismas pautas que te recomendamos para el saludo, es decir, ser sencillo, breve e ir al grano , dejando a un lado las frases demasiado rebuscadas.

Haz algo como lo siguiente:

• Saludos cordiales.
• Gracias de antemano.
• Feliz inicio de semana.

Lo que debes evitar

La amabilidad y la cercanía con el reclutador están muy bien, pero eso no significa que debas convertirlo en tu amigo de la infancia, con quien las palabras que escojas no importan mucho. Siempre debes conservar la profesionalidad y la sobriedad para que el seleccionador se quede con una buena impresión sobre ti.

Entonces, procura no escribir frases como las siguientes:

• Besos y abrazos.
• Ha sido un enorme placer conversar contigo.
• Bye bye.

Consejos para perfeccionar tu carta de presentación de asistente administrativo

Asistentes administrativos existen muchos en el mundo comercial, pero son pocos lo que se diferencian entre la multitud. Si deseas captar la atención desde el primer momento , sigue estos tips adicionales:👍

• Mantenla en una hoja . Con una página es más que suficiente para ahondar en tu perfil. Las cartas de presentación demasiado largas se tornan aburridas, y es posible que sean descartadas más rápidamente. Lo volvemos a repetir: los reclutadores valoran la brevedad.
• Elige una buena letra . Utiliza una fuente que sea fácil de leer, pero no solo eso. También es apropiado que escojas un tipo de letra elegante y profesional, y no las típicas Arial o Times New Roman. Es verdad, cumplen con su cometido, pero son las que usan la mayoría de postulantes, y la meta es ser distintivo.
• Agiliza la lectura . Evita los bloques de texto muy extensos y los párrafos demasiado largos. Es recomendable que escribas secciones de 5 a 6 líneas y oraciones de 20 a 25 palabras para que la lectura sea más amena, al igual que dejar algunos espacios en blanco.
• Firma la carta . La firma le da un toque más personalizado a la carta de presentación, pero también te presenta como un profesional más serio y comprometido. No importa que sea una carta digital, pues también hay herramientas para plasmar tu firma en el ordenador.

Errores comunes que debes evitar

Así como hay muchos administrativos en el mercado, también hay cientos de plantillas de cartas de presentación, pero no todas son efectivas. Y aparte de elegir una estructura o un formato, también hay que evitar algunos errores que le restan atractivo al documento , entre ellos los siguientes:🛑

• Dar información poco relevante . Aquellos datos que no se relacionen con la oferta de empleo o tu profesión deben ser descartados inmediatamente. Lo único que hacen es rellenar la carta de manera innecesaria, aburrir al reclutador y reducir tus posibilidades.
• Escribir lo mismo que en el CV . La carta de presentación es complementaria al currículum, no una copia exacta. Así que de poco sirve que coloques los mismos datos, pues el objetivo es que añadas información adicional para ahondar en tu perfil.
• Fallas ortográficas . Aunque no parezca cierto, muchos asistentes y administradores cometen faltas de ortografía. Cuidar de la gramática es esencial para tener un perfil más llamativo, pues es probable que te toque escribir una que otra carta.

No olvides tu currículum perfecto

Las cartas de presentación no tienen la finalidad de sustituir un currículum y solo hablar sobre tu trayectoria de forma más personalizada. Como ya hemos mencionado a lo largo de este artículo, su meta es profundizar en tu perfil y dar información extra que no has podido incluir en tu CV.

Por este motivo, tienes que poner el máximo esfuerzo en crear un currículum de asistente administrativo perfecto que sirva para atrapar al reclutador. Y si adicionalmente añades la carta de presentación, terminarás de atrapar al seleccionador y en poco tiempo te llamará para concertar una entrevista .

Para resumir…

Escribir una carta de presentación de asistente administrativo es mucho más sencillo si aplicas nuestros consejos. ¿Cuáles son las claves del éxito? Aquí te dejamos un resumen:

• Escoge un formato profesional y elegante
• Escribe un encabezado breve con datos precisos.
• Saluda al seleccionador por su nombre.
• Capta el interés desde el primer párrafo.
• Proporciona argumentos convincentes para contratarte.
• Haz un llamado a la acción sólido.

Finalmente, recuerda que es buena idea que la estructura de la carta y de tu CV sea similar. Por ello, te recomendamos mirar nuestra sección de cartas de presentación y nuestro apartado de plantillas de currículum . Así podrás escoger los modelos que mejor se adapten a tu perfil.