Plantilla de carta para informar sobre un accidente laboral

El llenar una plantilla de carta para informar sobre un accidente laboral no es solo un trámite. Sirve para proteger a la persona afectada y para que la empresa gestione bien lo sucedido. El detalle es que casi nunca se está preparado para redactarla y suele ser necesario hacerlo de repente. Por eso, aquí te damos tanto la plantilla como las pautas para completarla sin complicarte.

Puntos claves:

• La carta para informar un incidente laboral facilita la investigación de la empresa y sirve como respaldo de trámites administrativos y con la aseguradora.
• Antes de completar la plantilla de este artículo, revisa si la compañía dispone de un formato propio.
• Actúa rápido y registra lo esencial. Asegúrate de anotar quién informa, quién fue testigo y cuáles fueron las primeras acciones tras el accidente.
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Plantilla lista para llenar cuando ocurra un incidente en la empresa

Ejemplo de carta para informar sobre un accidente en el lugar de trabajo

Teniendo en cuenta los formularios que se suelen llenar en las empresas cuando ocurren estos hechos, consideramos que el formato y estructura ideal para una carta de informe de accidente es el mostrado a continuación:

¿Por qué se tiene que hacer la comunicación de un accidente laboral por escrito?

Dejar constancia por escrito de un accidente laboral es la forma de demostrar que ocurrió dentro del horario de trabajo y en el lugar correspondiente. Ese detalle marca la diferencia: gracias a ello, la persona afectada puede acceder a asistencia médica, compensaciones económicas o a una baja temporal si es necesario.

Para la empresa, el documento no se limita a cumplir un requisito. Permite activar los protocolos de seguridad, analizar qué salió mal e implementar medidas para que no vuelva a repetirse. En otras palabras, se convierte en una herramienta de prevención.

También está la parte legal. Un registro escrito protege tanto al trabajador como al empleador porque ofrece información clara sobre lo sucedido: fecha, hora, lugar, circunstancias y las primeras acciones tomadas. Así se evitan malentendidos y se gana transparencia. Más que un trámite, es una forma de reforzar la seguridad dentro de la organización.

Datos que deben presentarse al informar incidencias en las empresas

Los elementos que contenga el informe contribuyen a que la persona notificada comprenda bien qué sucedió y en qué condiciones. Por eso, no es suficiente con decir que hubo un accidente. El objetivo es dejar constancia oficial y detallada para que la información pueda usarse con fines tanto administrativos como médicos y legales.

Los nombres y apellidos del empleado afectado y otros de sus datos son esenciales. También la fecha y la hora del incidente. Indicar con precisión cuándo ocurrió el hecho ayuda a confirmar si estaba dentro de la jornada laboral y facilita la revisión de los turnos y de quienes puedan aportar información. Por cierto, si hay testigos, deben mencionarse.

Otro dato clave es el lugar del accidente. No basta con escribir «Dentro de la empresa». Te recomendamos especificar si ocurrió en una oficina, un almacén e incluso durante un desplazamiento por trabajo. Este nivel de detalle permite detectar riesgos en áreas concretas y prevenir futuras situaciones similares.

Por último, en el reporte es necesaria una descripción objetiva del accidente y las lesiones sufridas. Es importante que la redacción de esto sea objetiva y no contenga opiniones personales, sino que se centre en los hechos tal cual pasaron.

Paso a paso para escribir la carta de informe de un accidente laboral

Mientras sigamos un orden lógico, escribir el informe no es complicado. Lo importante es asegurarte de cubrir los aspectos que especificamos antes. De cualquier forma, la preocupación por lo que ocurrió e incluso el miedo a que te responsabilicen puede hacer que dudes en qué colocar en cada sección de la carta. Por eso, a continuación, te explicamos cómo completar la plantilla:

1. Da los datos básicos del destinatario y del remitente

El encabezado es el punto de partida y debe dejar claro quién informa y a quién va dirigida la notificación. Por eso, comienza con tu nombre completo y el cargo que ocupas. Después, añade los datos del responsable o departamento al que reportas el accidente. De ese modo queda claro quién recibirá la comunicación.

No olvides incluir la fecha de redacción y un asunto breve que resuma el motivo del escrito. Un ejemplo para él es «Notificación de accidente laboral». Si lo deseas, también puedes añadir la fecha en la que ocurrió. Con estos elementos, el documento gana formalidad y facilita la gestión administrativa desde el primer vistazo.

2. Muestra formalidad a través de un saludo y da los primeros detalles del incidente

En este escrito es necesario mostrar formalidad y el saludo es crucial para esto. Una fórmula simple y efectiva para él es «Estimado...». Este es un gesto de respeto y asegura que la carta siga los protocolos internos de comunicación.

Para comenzar con la redacción del informe, especifica el objetivo del mismo. Luego, detalla la información esencial: la fecha del accidente, la hora exacta o aproximada y el lugar de las instalaciones donde ocurrió. También es necesario hacer una descripción de las lesiones sufridas.

3. Profundiza en lo que ocurrió y quiénes estuvieron presentes

Una vez que el lector esté en contexto, profundiza. Da la información del empleado accidentado, el trabajo que realiza y hace cuánto trabaja en la compañía. Si hubo testigos, señala quiénes son. Luego, céntrate en explicar qué se hizo en cuanto sucedió el accidente, por ejemplo, dar los primeros auxilios o trasladar a la persona a un hospital.

En este apartado debes ser objetivo y directo evitando las interpretaciones y juicios personales. También explicas qué diagnóstico le dieron al accidentado: cuáles fueron las lesiones, si tiene que guardar reposo y cuál debe ser la duración de este.

4. Despídete y firma el informe

Este es el cierre de la carta. En él puedes agradecer la atención y reiterar tu disposición para ampliar lo que has dicho en el escrito. Usa una frase como «Quedo atento para dar cualquier aclaración» o una como la que aparece en el modelo de plantilla.

Finalmente, escribe una despedida breve y firma el documento. Bajo esta colocas nuevamente tu nombre completo, pero esta vez sobre tus datos de contacto. Esto da validez al informe y permite identificar con claridad quién ha sido el responsable de su contenido.

Lo que más recomendamos es que entregues la carta en formato físico. Esto hace que sea fácil integrarla al expediente laboral. También puedes combinar la entrega en esta versión con el envío en digital. Este también es útil para la empresa, pues permite que el registro sea más rápido, igual que la consulta en caso de llegar a ser necesaria.

Obligaciones legales y plazos en España al reportar un accidente laboral

En el país, los incidentes de los que te estamos hablando están regulados por la Ley General de la Seguridad Social y el Real Decreto 1299/2006. En este se especifica qué situaciones se clasifican como accidentes laborales. Es importante conocer esta normativa, pues muestra obligaciones legales y plazos. Estos aspectos son claves para la empresa y el empleado.

Los retrasos o incumplimientos pueden tener consecuencias económicas y jurídicas. Evítalas teniendo en cuenta los siguientes puntos:

Plazos para la comunicación del accidente

Los trabajadores deben informar a la empresa preferiblemente el mismo día o en las primeras 24 horas tras el accidente. En el caso de la empresa, tiene un máximo de 5 días hábiles para notificar el incidente. Si este fue grave, muy grave o mortal, es necesario que el reporte se haga de inmediato.

Responsabilidades de la empresa

Además de informar sobre el accidente a la autoridad laboral, la empresa está obligada a facilitar asistencia médica al trabajador desde el primer momento. También investiga las causas del accidente y adopta medidas preventivas para evitar que vuelva a suceder.

Consecuencias de no cumplir los plazos y obligaciones

El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas a la compañía por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. También se aplican recargados en las prestaciones de hasta el 50 % si el accidente laboral se debió a falta de medidas de seguridad. Por último, la empresa tendrá responsabilidad civil o penal en los casos más graves y en los que se demuestra negligencia de su parte.

Funciones por departamento y figura en la empresa

El supervisor o jefe directo del empleado accidentado recibe la notificación inicial y garantiza que se dé asistencia médica urgente. Además, documenta los hechos conociendo las circunstancias y reuniendo a los testigos.

En el caso del departamento de Recursos Humanos, allí se registra el caso en la documentación interna de la empresa. También gestiona la baja laboral en la Seguridad Social si corresponde y hace seguimiento de la reincorporación del empleado.

Plantillas alternativas de carta según el responsable de informar sobre el accidente

Dependiendo de quién elabore la carta (empleado, supervisor directo o personal de RR.HH), el enfoque y el nivel de detalle varía. A continuación, te dejamos plantillas adaptada a cada caso listas para ser completadas:

Carta elaborada por el propio empleado

Cuando el propio trabajador es quien notifica el accidente, la carta debe centrarse en lo que ocurrió, cómo ocurrió y las consecuencias inmediatas, sin asumir responsabilidades sobre la causa.

Carta escrita por el supervisor o jefe directo

Cuando la notificación la realiza un supervisor, el documento tiene un enfoque más organizativo y descriptivo. En él incluye observaciones sobre el procedimiento seguido tras el accidente y la gestión inmediata del equipo.

Carta elaborada por un miembro del departamento de Recursos Humanos

El informe de Recursos Humanos tiene un carácter formal y administrativo. Es bueno que en ella se añadan referencias legales y plazos de notificación así como la gestión de bajas laborales y seguimiento del caso.

Errores comunes al redactar el informe de un incidente en el trabajo

Al redactar un informe de accidente laboral, no basta con completar la plantilla. Es fundamental evitar errores y asegurarse de que el documento sea útil para la empresa y para el trabajador. Estos son consejos prácticos para redactarlo correctamente:

• Exagerar o minimizar los hechos: la carta debe ser objetiva. No es momento de asumir responsabilidades, culpables ni juicios de valor. Por eso, evita usar palabras como «Culpable» o «Grave» sin evidencia. En lugar de eso, usa descripciones precisas de lo que ocurrió y de las lesiones.
• No seguir los protocolos internos: algunas empresas tienen formularios específicos o instrucciones sobre cómo entregar la notificación. No seguirlos puede invalidar el informe o retrasar su tramitación. Así que siempre verifica si existe un formato corporativo antes de redactar tu carta.
• Falta de documentación de respaldo: no adjuntar informes médicos, partes de accidente o fotografías relevantes puede generar dudas o retrasos en la gestión administrativa.
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