Cómo hacer un CV de asistente ejecutiva para trabajar en la dirección de una empresa

La secretaria ejecutiva es uno de los eslabones claves de la oficina de dirección de una empresa, porque su principal responsabilidad es servir de apoyo al director o gerente correspondiente.

Por eso, el proceso de contratación para esta vacante suele ser un poco más exigente que para otros cargos, por el tipo de responsabilidades inherentes al puesto de trabajo.

Entonces, si consideras que puedes desempeñar con éxito estas tareas, comencemos de inmediato a escribir paso a paso un exitoso CV de asistente ejecutiva . ✔

Normas básicas en un currículum de asistente ejecutiva

Así como cada empresa tiene sus propios lineamientos para la redacción y presentación de sus documentos internos, el curriculum vitae también debe cumplir ciertas pautas.

Por ese motivo, antes de introducirte a la parte práctica de esta guía, toma en cuenta esta serie de recomendaciones sobre el contenido y el diseño de tu CV 👇:

• Crea un currículum personalizado por cada solicitud de empleo.
• Escribe un currículum adaptado a una asistente ejecutiva.
• Prefiere un lenguaje simple, profesional y convincente, evitando la jerga técnica.
• Incluye datos personales básicos, así como datos de contacto.
• Presenta tu recorrido laboral en un resumen profesional atractivo.
• Presenta tu visión, estudios y fortalezas en un objetivo profesional atractivo.
• Explica detalladamente tus experiencias profesionales.
• Acompaña cada experiencia laboral con resultados destacados.
• Menciona tus estudios profesionales en el sector del empleo.
• Reitera tus conocimientos y aptitudes como secretaria de la dirección.
• Incorpora apartados extras que consideres vitales para la vacante.
• Selecciona el tipo de curriculum vitae más provechoso para tu perfil.
• Organiza las secciones de tu CV siguiendo su estructura base.

• Procura que el diseño de tu CV transmita una imagen profesional y discreta.
• Usa recursos gráficos (con moderación) para darle más atractivo a tu CV.
• Filtra lo que es más importante para mantenerte en una a dos páginas.
• Aplica un formato de márgenes, 2.5 cm por cada lado, para aligerar la lectura.
• Escoge una tipografía con un estilo simple, tradicional y profesional.
• Incluye viñetas y listados para dosificar la información.
• Resalta los títulos de las secciones con íconos y negritas.
• Elige el formato PDF para guardar o enviar tu CV y así preservar el formato.
• Pon a la vista del reclutador las secciones que sean más importantes para ti.

Estas pautas no distinguen entre tipos de currículums , pero sí es cierto que algunos aspectos cambian, dependiendo del tipo de CV que elijas, así que veamos cuáles existen.

¿Cuáles son los tipos de currículums?

Principalmente 👇:

• Currículum cronológico : es el formato estándar, ideal para profesionales con una gran trayectoria en el mundo corporativo, específicamente, como asistentes de dirección; ya que su estructura permite mostrar su evolución con el pasar de los años, por eso, las experiencias se organizan de lo antiguo a lo reciente.
• Currículum cronológico inverso : es el formato más usado actualmente, sobre todo, por profesionales que recientemente están iniciando su carrera laboral, por lo que no tienen mucha experiencia; pues su estructura da relevancia a las experiencias más recientes para hacer énfasis en que el último trabajo ha sido en el sector.
• Currículum funcional : es un formato un poco más osado que los anteriores, ya que prioriza las habilidades y los conocimientos sobre la experiencia laboral, por lo que es una elección acertada para profesionales sin experiencia en el sector del empleo.
• Currículum mixto : este formato combina los dos estilos anteriores, cronológico inverso y funcional, con el fin de tener mayor libertad al crear el currículum.

Ahora bien, ¿cuál escoger para el perfil de asistente ejecutiva? ¡Cualquiera!

Sí, cualquiera; sin embargo, ten en cuenta tu situación laboral actual ; es decir, si tienes una extensa trayectoria en el área, si tienes poca experiencia, pero reciente, o si no tienes experiencia. Partiendo de esto, puedes seleccionar la estructura más estratégica para ti.

¿Cuál es el orden correcto de las secciones del CV?

Depende.

No existe un único orden correcto , porque cada tipo de currículum organiza las secciones de una manera y con un objetivo particular, como lo pudiste notar en el apartado anterior.

Si quieres conservar la estructura básica , las secciones se organizan de este modo 👇:

• Encabezado.
• Objetivo o resumen profesional.
• Experiencia profesional con logros relevantes.
• Estudios.
• Conocimientos y destrezas.

Esta es la estructura del CV cronológico y del CV cronológico inverso , lo que cambia es que el primero organiza las fechas de las experiencias en orden ascendente (de mayor a menor), mientras que el segundo las organiza en orden descendente (de menor a mayor).

Por otra parte, hay estructuras un poco más osadas, como las siguientes 👇:

• Encabezado.
• Objetivo o resumen profesional.
• Conocimientos y destrezas.
• Estudios.
• Experiencia profesional con logros relevantes (opcional).

Esta es la estructura del CV funcional y del CV mixto , en ambos casos, el apartado de experiencia laboral es opcional, su inclusión dependerá de si posees otras experiencias profesionales que sean relevantes para el empleo.

Independientemente de tu elección, puedes anexar otras secciones , por ejemplo 👇:

• Idiomas.
• Cursos, talleres, seminarios u otras formaciones complementarias.
• Publicaciones.
• Premiaciones.
• Intereses.
• Pasatiempos.
• Referencias laborales.
• Otros datos de interés para la vacante (permisos, carnet de conducir, etc.).

A lo largo de esta guía verás ejemplos para escribir tanto las secciones básicas como algunas de las secciones complementarias. Tú decides cómo estructurar tu currículum .

Eso sí, mantendremos un orden cronológico inverso para ejemplificar las secciones; no obstante, puedes cambiar al tipo de currículum que creas más conveniente para tu perfil.

Empieza tu curriculum vitae con un encabezado breve

Cuando se trata de apartados breves y ligeros, el encabezado lidera la lista, además de ser uno de los más importantes de un CV, porque suele ser lo primero que mira el reclutador para saber a quién pertenece el CV, a qué se dedica y cómo le puede contactar.

Así que no te compliques mucho con esta sección, mantenla breve y relevante, mencionando solo información personal indispensable, como la siguiente 👇:

• Tu nombre y apellido.
• Tu dirección.
• Tu profesión o especialización profesional como asistente ejecutivo.
• Tu número telefónico principal.
• Tu email de trabajo.
• Tu red social profesional (LinkedIn, Instagram, etc.).

No es necesario que menciones otros datos personales, esto es lo que necesita saber de ti el empleador, basta para presentarte y decirle cómo puede ponerse en contacto contigo.

Míralo con el siguiente ejemplo 👇:

CORRECTO

Laura M. Arango T.

Asistente ejecutiva

Madrid, España

+34 000 00 00 00

[email protected]

LinkedIn: /lauraarango/

Esta es la estructura de un encabezado conciso . Con esta información, el contratante sabrá de quién es el currículum y cómo obtener más información sobre el candidato.

Por el contrario, el siguiente encabezado deja mucho que decir 👇:

INCORRECTO

Curriculum vitae

Asistente ejecutiva

Madrid, España

Definitivamente, esta es una muy mala manera de tener el primer acercamiento con el reclutador, porque ni siquiera sabrá cómo te llamas ni cómo contactarte; por lo que la primera impresión que se formará de ti no es muy favorable para tu candidatura. Sumado a eso, usar términos como «currículum» o «curriculum vitae» ya es innecesario; pues el encabezado es para resaltar tu información básica (nombre, apellido y título profesional).

Describe tu trayectoria de manera breve y persuasiva

En este apartado, debes describir tu resumen profesional de forma breve, concisa y atractiva para adelantarle al reclutador qué podrá encontrar a lo largo de tu currículum.

Pues este fragmento presenta puntos relevantes como los siguientes 👇:

• Tu profesión o especialización profesional como asistente de dirección.
• Años de carrera profesional.
• Principales aptitudes y conocimientos profesionales.
• Empleo más reciente.
• Logro profesional más reciente.

Y es que el empleador, antes de leer todas las secciones del CV, quiere saber cuál es tu perfil profesional, cómo te describes desde el punto de vista profesional para saber si cumples con lo mínimo para ser considerado un candidato cualificado para la vacante .

Por eso este extracto es tan importante.

Dale un vistazo al siguiente ejemplo que puedes usar como guía 👇:

CORRECTO

Resumen profesional

Asistente ejecutiva con más de cinco años de experiencia siendo la mano derecha de directores ejecutivos, con habilidades en planificación, organización y ejecución de tareas administrativas del área de dirección, gestión de agenda, redacción de informes y documentos corporativos y logística de eventos, además, domino cuatro idiomas en nivel avanzado (español, catalán, inglés y alemán). Recientemente, trabajé en la directiva de Seinvor S.l., donde fui reconocida por mi excelente desempeño como secretaria de dirección.

En sentido contrario, el siguiente ejemplo no es favorecedor 👇:

INCORRECTO

Resumen profesional

Soy la mejor asistente de dirección, pues soy capaz de efectuar varias tareas en tiempo y forma; así que estoy preparada para unirme a la directiva y sumar mis habilidades.

Esto no es suficiente para despertar el interés del contratante, no hay un valor diferenciador que pudiese impresionarle positivamente, pues estos argumentos son genéricos , cliché y confusos, ya que no se mencionan logros, habilidades o conocimientos específicos.

Cambia el resumen por un objetivo profesional, si no tienes experiencia

En el caso de que el anuncio de empleo no mencione que la experiencia laboral es excluyente, puedes sustituir tu resumen profesional por un objetivo profesional.

Realmente, son fragmentos muy similares , solo que este último es especial para profesionales que todavía no tienen experiencia en el sector del empleo.

En lugar de enfocarte en tu trayectoria profesional, puedes mencionar 👇:

• Tu profesión o especialización en el área de dirección.
• Logro(s) durante tu carrera académica (opcional).
• Conocimientos y competencias profesionales más relevantes.
• Visión profesional en la empresa.

Aprécialo mejor con este ejemplo 👇:

CORRECTO

Objetivo profesional

Recién graduada del Grado de Administración y Dirección de Empresas de la Universidad de Madrid, siendo la única en obtener un promedio final de 10 puntos. Tengo aptitudes para cumplir en tiempo y forma con tareas administrativas, redactar documentos corporativos, gestionar agendas, planificar eventos y apoyar reuniones de alto mando. Deseo sumar mis capacidades a Seinvor S.l. a favor del alcance de los objetivos organizacionales.

Como ves, no hay mayores diferencias con el resumen profesional, solo que en este caso no se hace mención de la trayectoria laboral porque el candidato no posee; por el contrario, se ha enfatizado positivamente en su preparación profesional, logros, habilidades y visión.

Describe tu(s) experiencia(s) laboral(es) en la dirección

Las secciones anteriores fueron muy breves para dar paso al contenido más grueso de tu curriculum vitae de asistente ejecutiva: la experiencia laboral en puestos similares.

En este apartado debes ser mucho más detallada con el fin de que el contratante pueda apreciar en qué ámbito tienes experiencia y qué logros has obtenido en tu trayectoria.

Por esa razón, es necesario que por cada empleo menciones los siguientes datos 👇:

• El nombre oficial de la empresa.
• La dirección de la compañía.
• El puesto de trabajo asignado
• El inicio y término del contrato laboral.
• Las tareas asumidas con logros conseguidos.

Este último punto es uno de los más importantes, así que dedícale tiempo, desarróllalo en un lenguaje positivo y persuasivo , combina datos cualitativos con datos cuantitativos.

Básate en el siguiente ejemplo para redactar tu experiencia laboral 👇:

CORRECTO

Experiencia laboral

Seinvor S.l.

Madrid, España

Asistente ejecutiva

Abril de 2018 – actualmente

• Gestiono la agenda de 2 ejecutivos (director de finanzas y director comercial).
• Planifico los viajes ejecutivos de los directivos (salida, estadía y regreso).
• Redacto documentos corporativos en varios idiomas (español e inglés, sobre todo).
• Diseño las presentaciones audiovisuales para las reuniones de los ejecutivos.
• Organizo y asisto las reuniones de los directivos con el resto de los departamentos.
• Redacto informes por cada reunión.
• Planifico y superviso los eventos corporativos.
• Mantengo en comunicación a los directivos con clientes, proveedores, socios…
• Gestiono la correspondencia virtual y física de los directivos.
• Elaboro reportes de gastos del área directiva.

Logros relevantes: diseñé y ejecuté una metodología para optimizar el proceso de logística de los eventos corporativos; como resultado, logré reducir en un 40 % el tiempo de organización de los eventos a partir del periodo 2019 - 2020.

Esta es la mejor forma de demostrar que poses los conocimientos y las habilidades imprescindibles para afrontar las funciones inherentes al puesto de asistente ejecutiva.

Por su parte, el siguiente ejemplo podría conseguir el efecto contrario 👇:

INCORRECTO

Experiencia laboral

Seinvor S.l.

Madrid, España

Asistente ejecutiva

Abril de 2018 – actualmente

Un asistente ejecutivo es la mano derecha de los directivos, así que sus días están copados de responsabilidades; aun así, el reclutador no puede suponerlas, debes dejarle claro cuáles eran tus tareas y qué logros conseguiste; sino, no considerará tu candidatura .

Si no tienes experiencia laboral como secretaria ejecutiva…

Tienes dos opciones.

Por un lado, puedes mencionar otras experiencias profesionales , tales como 👇:

• Prácticas o pasantías profesionales.
• Programa de voluntariados.
• Trabajos temporales.

Lo único que debes considerar es que estas deben relacionarse de algún modo con el empleo de secretaria ejecutiva, principalmente, en lo que refiere a las tareas asumidas.

Por otro lado, puedes desarrollar un currículum funcional para centrar la atención del empleador en todos tus conocimientos y habilidades técnicas y blandas.

¿Qué te conviene más? Esto es lo que debes responderte para escoger la opción correcta.

Especifica cuáles son tus estudios como secretaria de dirección

No existe un título universitario de asistente ejecutivo ; sin embargo, hay carreras que te aportan las aptitudes básicas para ocupar este puesto, como Administración y Dirección de Empresas, Economía, Negocios, entre otras similares.

También puedes mencionar alguna formación superior sobre dirección de empresas, por ejemplo, como maestrías, posgrados, diplomados, etc.

Cual sea tu caso, usa esta estructura para mencionar tus estudios 👇:

CORRECTO

Formación académica

Máster en Asistente de Dirección y Ejecutivo

Instituto Europeo de Estudios Empresariales

Enero de 2023 - abril de 2023.

Grado en Administración y Dirección de Empresas

Universidad de Madrid

Mayo de 2018 - julio de 2022.

Puedes mantener esta sección sencilla , como este ejemplo, porque es suficiente para especificar tu nivel académico; sin embargo, también puedes mencionar reconocimientos o logros por cada formación, si no tienes experiencia. De esta manera, tu solicitud de empleo resultará más atractiva e interesante para el empleador.

Haz sobresalir tus competencias como secretaria ejecutiva

Para asumir el puesto de asistente de la dirección de una empresa debes contar con ciertas habilidades y conocimientos que te faciliten el trabajo, específicamente, aptitudes duras (del área del empleo) y aptitudes blandas (cualidades personales).

Lo más ideal es que resumas estas habilidades en una lista breve, como este ejemplo 👇:

• Habilidades profesionales
• Microsoft Word, Excel y PowerPoint.
• Gestión de agenda.
• Gestión administrativa.
• Redacción de documentos.
• Logística de eventos.
• Ortografía y gramática.
• Atención a los detalles.
• Resolución de problemas.
• Liderazgo.
• Trabajo en equipo.
• Comunicación asertiva.

Si estás haciendo un CV sencillo solo en orden cronológico inverso, puedes desarrollar esta sección de esta forma, sin profundizar demasiado , de hecho, puedes usar recursos visuales (como barras) para especificar el nivel de dominio que posees por cada habilidad.

Ahora, si estás haciendo un CV funcional, sí debes profundizar en cada una de estas habilidades, porque recuerda que esta es la sección más importante.

Apartados extras para tu CV de secretaria de dirección

En caso de que sea información indispensable para aspirar al empleo , puedes incorporar otras secciones complementarias a tu curriculum vitae , tales como 👇:

Idiomas

El manejo de más de un idioma siempre será un punto a tu favor, sobre todo si estás optando por un puesto en la dirección de una empresa y debes mantener comunicación en idiomas ajenos al español. Si este es uno de tus valores añadidos, menciónalo así 👇:

Con esto basta para dejarle saber al reclutador qué idiomas dominas.

Cursos, talleres o seminarios

Si bien no existe una carrera de pregrado que te prepare como un asistente ejecutivo, hay muchas formaciones complementarias que sí te forman para ocupar este puesto, y no, no solo son estudios superiores, también hay cursos, talleres y seminarios.

Si te has formado en el área por medio de este tipo de formaciones, así lo puedes agregar a tu CV como una sección extra 👇:

Aunque no es necesario incluir mayores detalles , si estás comenzando tu carrera y no posees experiencia laboral, te ayudaría a sobresalir si profundizas en los conocimientos y habilidades adquiridas a través de estas formaciones, pero esto es opcional.

Referencias laborales

No es un secreto que el área directiva de una empresa maneja información confidencial ; así que es valorable el hecho de incluir referencias laborales que puedan respaldar tu buen juicio para ocupar puestos tan importantes como este. Menciónalas de este modo 👇

El objetivo de esta sección es que el empleador pueda identificar a quien actúa como tu referencia y sus datos de contacto, por si decide comunicarse con esa persona. Y aunque no hay un mínimo ni un máximo de cuántas referencias puedes mencionar en tu CV, a no ser que el anuncio de empleo sí lo especifique, no más de dos referencias está bien .

Anexa una carta de presentación de secretaria de dirección

Además del curriculum vitae , una carta de presentación también es un documento importante en un proceso de selección de personal, aunque suele ser opcional.

Y es que una carta de presentación es menos rígida que un CV , por lo que puedes abordar otros puntos que pasaste por alto en tu CV para no extenderte de más; por ejemplo, puedes profundizar en tus logros académicos o profesionales, el porqué consideras que eres el candidato más conveniente para el puesto, el porqué quieres trabajar en esa empresa…

Si no tienes experiencia laboral, puedes darle más atractivo a tu candidatura si acompañas tu CV con una carta de presentación que profundice en los puntos anteriores.

Para ayudarte también a escribir este documento, repasa nuestros ejemplos prácticos .

Como resumen final…

Tu CV de asistente ejecutiva debe convertirse en la llave de acceso a un puesto en la directiva de esa empresa; para ello, debes asegurarte de que en una lectura, el reclutador pueda reconocer tus virtudes profesionales, logros y trayectoria u objetivo, según aplique.

Afortunadamente, no estás sola en este proceso creativo, aquí tienes una guía muy detallada para cuidar desde la presentación hasta la redacción de tu currículum. ✔