Carta de presentación de una empresa: plantillas, ejemplos y consejos

Una carta de presentación de una empresa es más que un documento con información de tu compañía. Es ese primer acercamiento que tendrás con clientes u otras empresas y que puede ayudarte a conseguir un encuentro presencial que beneficie a tu empresa. Por lo tanto, debes redactarla en un tono adecuado que invite a la lectura y a la acción del lector.

Al finalizar esta guía sabrás cómo escribir una carta de presentación empresarial que comunique clara y atractivamente el perfil de tu compañía adaptando el mensaje al propósito de la misma. Aquí encontrarás un paso a paso, ejemplos y claves de éxito .

¿Cómo escribir una carta de presentación empresarial?

La carta de presentación de una empresa, independientemente del objetivo de la misma, siempre resume información puntual de la compañía, tal como la siguiente 👇:

• Nombre y razón social.
• Sector de especialización en el mercado.
• Antigüedad, trayectoria y cartera de clientes (si aplica).
• Valor diferencial.
• Oferta de productos o servicios ofrecidos.

Como bien lo mencionamos: su estructura es similar al de las cartas de presentación para la búsqueda de un trabajo; pero contiene información distinta al tratarse de una compañía. Por tal motivo, esta sería una estructura acorde para este tipo de documento 👇:

• Logo o membrete de la empresa que envía la carta.
• Encabezado con datos de ambas empresas (se mencionan más adelante).
• Breve saludo respetando la formalidad adecuada.
• Presentación de la empresa (nombre, industria, trayectoria y número de clientes).
• Principales cualidades o atributos de la actividad de la empresa.
• Oferta de productos o servicios.
• Cierre con un llamado a la acción para concertar una entrevista.
• Despedida con los datos de quien envía la carta (se mencionan más adelante).

Consejos preliminares para redactar la carta de presentación empresarial

Este documento formal, que suele acompañar al CV empresarial , debe estar redactado de manera impecable y en lenguaje positivo para que el receptor se interese en trabajar con tu compañía al comprender la calidad de tus productos o servicios.

Estos consejos preliminares sobre cómo hacer una carta de presentación para una empresa te ayudarán a escribir cada sección de forma profesional, interesante y atractiva 👇:

• Mantén un lenguaje formal y positivo.
• Asegúrate de que los datos del receptor de la carta sean correctos.
• Incluye el membrete corporativo de tu empresa para personalizar el documento.
• Evita extenderte demasiado si no es necesario.
• Usa una tipografía que facilite la lectura.
• Si vas a usar una plantilla prediseñada, conserva los recursos gráficos corporativos.
• Sé específico con las cualidades y atributos de tu compañía.
• Asegúrate de que tus productos o servicios sean de interés para la contraparte.

Antes de empezar a escribir puedes detallar el modelo inicial de carta de presentación organizacional que encuentras al comienzo de este artículo. De cualquier modo, a continuación, te explicamos paso a paso y con ejemplos cómo redactar cada sección .

Cómo redactar un encabezado formal y personalizado

Tan importante es el encabezado como el contenido, porque envía un claro mensaje de cuán cuidadoso has sido en atender hasta el más mínimo detalle. Además, en esta sección se menciona información relevante como la siguiente 👇:

• Lugar y fecha.
• Nombre y razón social de la empresa que emite la carta.
• Datos de contacto de la empresa que emite la carta (email y número de teléfono).
• Nombre, apellido y puesto empresarial del receptor de la carta.
• Nombre y razón social de la compañía que recibe la carta.

Desde lugar y fecha hasta la información de la empresa que emite la carta van situados a la derecha. Mientras que los datos de quien recibe la carta se alinean a la izquierda.

Echa un vistazo a cómo puedes escribir esta parte de manera formal 👇:

Así puedes crear el encabezado

CORRECTO

[Membrete/logotipo de la empresa que envía la carta]

Málaga, España a 10 de septiembre del 2021
Herrerocons
Málaga, España
[email protected]
+34 000 00 00 00

A: Lcdo. Alberto Infante
Jefe del Departamento de Marketing
Aldesa S.A.

Estimado Lcdo. Infante:

Este es un encabezado sencillo y profesional que contiene información precisa para que el receptor de la carta identifique de inmediato qué empresa le ha enviado el documento. En lo que refiere a la dirección, mientras más exacta sea, mucho mejor. De cualquier modo, puedes consultar si la empresa tiene algún protocolo para este tipo de documentos .

Inicia con un saludo breve y formal

El saludo es el primer acercamiento que tendrás con el lector del documento, por lo tanto, debes asegurarte de que sea cortés, respetuoso y muy breve.

Recuerda que todo el contenido (y también el diseño) de una carta de presentación para empresas debe mantener la formalidad que amerita al ser un documento emitido y dirigido a una compañía. Además, dependiendo del objetivo del mensaje, guardar una postura profesional es imprescindible para causar una buena primera impresión.

Echa un vistazo a las siguientes frases ejemplos que puedes usar y que debes evitar 👇:

Saludos adecuados

• Apreciado (título y apellido del receptor de la carta).
• Estimado/a (título y apellido del receptor de la carta).
• Respetado/a (título y apellido del receptor de la carta).

Por ejemplo 👇:

• Apreciado Lcdo. Infante.
• Estimado Lcdo. Infante.
• Respetado Lcdo. Infante.

Saludos a evitar

• Hola, (nombre y apellido del receptor de la carta).
• Mi querido (nombre y apellido del receptor de la carta).

Por ejemplo 👇:

• Hola, Alberto Infante.
• Mi querido Alberto infante.

Haz la presentación de tu empresa con datos precisos

Además del nombre e información de contacto, el receptor de la carta quiere conocer más sobre tu empresa. Eso sí, datos breves y concisos porque no tiene suficiente tiempo como para sentarse a leer una carta de más de 3 hojas con toda la historia de tu compañía.

Este es un apartado muy importante, pero no implica que debas extenderte de más si no es necesario. Por el contrario, esta es la información que debes enfatizar 👇:

• Nombre y razón social de la empresa.
• Industria de especialización.
• Antigüedad y trayectoria (si aplica).
• Cantidad de clientes.

Si quieres despertar el interés del lector, sigue estas claves para redactar esta sección 👇:

• Menciona el motivo de la carta lo más pronto posible.
• Usa un lenguaje sencillo y positivo en todo momento.
• Sé sincero con la trayectoria y cartera de clientes.
• Evita superar un párrafo de extensión.

Para que tengas una idea clara de cómo redactar esta sección, mira el siguiente ejemplo 👇:

Un ejemplo de cómo presentar exitosamente tu empresa

CORRECTO

Por medio de esta carta, además de saludarle, ponemos a disposición de su compañía nuestros productos de construcción de edificaciones. Consorcio Z&E S.A. es una empresa que se especializa en el ramo de la venta de materiales de construcción desde hace más de 20 años con una cartera de clientes conformada por más de 100 empresas y particulares.

Esta es una presentación muy breve, precisa y contundente . Es información suficiente para que el lector identifique de inmediato quién le está escribiendo, con qué objetivo y si sus productos o servicios son compatibles con la actividad de la compañía.

Evita presentar tu compañía de esta manera

INCORRECTO

A través de esta carta, además de estrecharle un grato saludo, pongo a disposición de su compañía nuestros servicios profesionales que son de óptima calidad, eficiencia y durabilidad. Mi empresa es la mejor del mercado, tiene más de 50 años de trayectoria y muchos clientes pueden garantizar la fiabilidad de cada uno de nuestros servicios.

Esta presentación es muy genérica y confusa , difícilmente el receptor podrá identificar en qué se especializa tu empresa, cuál es su trayectoria y cómo es su cartera de clientes. Además, el abuso de adjetivos pone en duda la credibilidad de la empresa y, por consiguiente, la calidad de sus productos o servicios.

Destaca el valor diferencial de tu empresa

Ya has mencionado la información primordial de tu empresa; sin embargo, no puedes quedarte solo en datos corporativos, sino ir un paso más allá y describir los atributos y cualidades especiales que diferencian tus productos o servicios de la competencia.

Es aquí donde podrías convencer al lector de la carta de que tu empresa es la más indicada para forjar una alianza comercial que sea en beneficio de ambas partes. Para conseguirlo, puedes aplicar los siguientes consejos 👇:

• Menciona el propósito de tu marca.
• Menciona los objetivos y metas dentro de la industria.
• Describe la filosofía de tu negocio.
• Especifica qué es eso que te diferencia de la competencia.

Da un vistazo a los siguientes ejemplos 👇:

Así puedes comunicar qué te distingue de la competencia

CORRECTO

Durante todos los años de experiencia en el mercado nos hemos distinguido porque nuestros materiales de construcción cumplen 3 características: eficiencia, durabilidad y funcionalidad. Entendemos que de la calidad de nuestros productos dependen, en gran medida, las futuras edificaciones que se construyan en nuestro país. Es este mismo compromiso el que nos ha llevado a cuidar la elección de los materiales de construcción que salen de nuestros almacenes. Cabe mencionar que todos cumplen con la debida normativa de seguridad y cuentan con un sello que garantiza su durabilidad en años.

Estos fragmentos son específicos, atractivos y directos , porque describen las características de los productos y se menciona el compromiso social detrás de la empresa. Además, se mencionan las garantías que respaldan la credibilidad de la compañía. De modo que el lector podrá darse una idea de cómo sería trabajar bajo una colaboración.

Evita describir tus productos de la siguiente forma

INCORRECTO

Podría describir mi empresa en 2 palabras: la mejor. Con el paso de los años nos hemos encargado de construir una compañía con una trayectoria impecable cuyas operaciones son de máxima calidad e insuperables por la competencia. No existe otra empresa tan buena como la nuestra, es esto lo que nos diferencia del resto y nos hace sobresalir.

Si hay algo que podría cerrarle las puertas a tu empresa es la soberbia , y este es un ejemplo de cómo no deberías describir este apartado. Recuerda que la idea es comunicar el valor diferencial de tus productos o servicios, más allá de halagar excesivamente el trabajo de tu empresa. El receptor de la carta quiere saber qué es eso que te distingue.

Presenta tu oferta de productos o servicios

Ahora bien, ha llegado el momento de presentar tus productos o servicios (según aplique). Por lo tanto, debes asegurarte de que se adapten a los intereses y necesidades de quien te lee. De lo contrario, las posibilidades de conseguir una colaboración son mínimas.

Si bien podrías tener un amplio catálogo de productos o servicios, recuerda que no deberías extenderte de más para garantizar que el receptor del documento lo lea completo sin fatigarse por tanta información. Por eso, lo más recomendable es resumir la oferta.

Echa un vistazo a cómo puedes escribir este apartado 👇:

Así puedes presentar tu oferta

CORRECTO

Le felicitamos por su próximo proyecto de edificación que aporta al crecimiento y desarrollo de nuestro país. Desde ya nos ponemos a su disposición para ser uno de sus proveedores de materiales de construcción. Tenemos en stock la siguiente oferta de productos:

• Acero, hormigón, madera, granito y mármol.
• Concreto, ladrillos y arena.
• Tubos estructurales y cabillas.
• Materiales para instalaciones eléctricas, sanitarias y aire acondicionado.
• Materiales de carpintería, cristalería y cerrajería.

Incluye un llamado a la acción (CTA)

Tal como sucede en cartas que presentan una candidatura a un trabajo, en este tipo de documento también debes incluir un llamado a la acción que invite al lector a responder la carta, bien sea con una llamada o correo para acordar una reunión.

Eso sí, esta solicitud debes formularla de manera respetuosa y gentil , sin imponer la petición sobre el tiempo y la disponibilidad del receptor. De lo contrario, podrías causar un efecto contrario y ser descartado en este primer intento.

Pero, ¿qué es un llamado a la acción o un CTA?

Un CTA ( call to action en inglés y llamado a la acción en español) es un párrafo donde mencionas tu intención al enviar la carta para que el lector sepa qué acción realizar. Si tu carta no contiene un CTA, el mensaje estaría incompleto y quizás no recibas una respuesta.

Ejemplos de cómo redactar un llamado a la acción

Los siguientes consejos te ayudarán a redactar un CTA contundente y respetuoso 👇:

• Agradécele por leer tu carta.
• Enfatiza nuevamente cómo podrías ayudarle.
• Solicita una entrevista.

Así puedes escribir este apartado final 👇:

CORRECTO

Para el Consorcio Z&E S.A. será un gusto suministrarles los materiales necesarios para la construcción de la próxima edificación que como siempre será otro de sus grandes éxitos. Si lo desea, en una reunión podríamos conversar sobre las garantías y sellos de seguridad que avalan la calidad y durabilidad de todos nuestros materiales de construcción.

Esta es una forma gentil y atractiva de motivar la acción del lector tras leer la carta de presentación de tu empresa. Recuerda: la clave está en ser respetuoso y mencionar de nuevo el porqué debería conversar contigo (el valor diferencial de tu compañía).

La despedida: cómo dejar la mejor impresión al cerrar tu carta

Así como el saludo es importante también lo es la despedida, porque es el cierre de tu carta de presentación empresarial. Por ese motivo, debe respetar la misma formalidad que has seguido a lo largo de todo el contenido y, por supuesto, ser cortés.

A diferencia de las cartas de presentación que llegan al Departamento de Recursos Humanos, cuando se trata de aspirantes en búsqueda de empleo, en este caso debes mencionar otros datos aparte del nombre y apellido de quien envía la carta.

La estructura sería la siguiente 👇:

• Frase de despedida.
• Nombre y apellido de la persona que firma la carta.
• Cargo empresarial que ocupa quien firma la carta.
• Nombre y razón social de la empresa que se presenta.

A continuación, una serie de ejemplos sobre este apartado 👇:

CORRECTO

Atentamente,

Mario Cantú

Gerente general

Consorcio Z&E S.A.

Cordialmente,

Mario Cantú

Gerente general

Consorcio Z&E S.A.

Saludos cordiales,

Mario Cantú

Gerente general

Consorcio Z&E S.A.

Consejos para optimizar tu carta de presentación empresarial

Estos tips extras te ayudarán a que la carta de presentación de tu empresa sea un éxito 👇:

• Investiga sobre la empresa a la que vas a dirigir la carta para personalizarla.
• Procura no extenderte de una página si no es necesario.
• Revisa la ortografía del contenido, sobre todo de los nombres, apellidos y cargos.
• Personaliza con la imagen corporativa de tu empresa.
• Si lo deseas, puedes mencionar casos de éxito en tu cartera de clientes.
• Mantén un lenguaje positivo en todo momento, sin adular en exceso a tu empresa.
• Prioriza el «usted» sobre el «tú» por la formalidad del tipo de documento.
• Da argumentos sólidos sobre el valor diferencial de tu empresa.
• Acompaña tu carta con un currículum empresarial (usa nuestras plantillas ).

Como anotaciones finales…

Antes de cerrar esta guía, un par de recordatorios finales 👇:

• Una carta de presentación empresarial debe ser redactada de manera formal.
• Puedes complementarla con un CV empresarial con más datos de tu empresa.
• Procura que el diseño guarde relación con la imagen corporativa.
• En caso de que sea una empresa emergente, haz énfasis en el valor diferencial.
• Si tienes una oferta muy amplia de productos o servicios, resúmela.
• Investiga muy bien los datos del receptor de la carta para evitar equivocaciones.
• Cuida la estructura y el contenido en general.
• Escribe con un lenguaje positivo, respetuoso, sencillo y formal.

Una carta de presentación de una empresa puede perseguir distintos fines y dirigirse a diferentes tipos de organizaciones; pero su objetivo principal siempre será presentar la información más importante de tu compañía así como la oferta de productos o servicios. ✔