Cómo comunicar que estás demasiado ocupado para aceptar una nueva tarea

Y sí, es lógico que «rebelártele» a tu jefe te produzca miedo, pero es necesario que hagas valer tus límites, así esto implique oponerte a una petición de tu superior.

En este artículo verás una serie de estrategias e ideas que responderán a tu pregunta de «cómo comunicar que estás demasiado ocupado para aceptar una nueva tarea».

Puntos claves:

• Pregúntate si realmente estás rechazando una nueva tarea por falta de tiempo o porque dudas de tus habilidades profesionales.
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• Dirígete a tu jefe con respeto y amabilidad, y sé sincero con él, hazle saber que ya tienes suficientes responsabilidades que cumplir, sin miedo.
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• Ofrece una alternativa de solución para demostrar disposición a colaborar.
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Entendiendo si realmente estás demasiado ocupado

¿Estás seguro de que el tiempo es el verdadero problema? ¿O es una excusa?

Antes de rechazar una nueva tarea, primero analiza si realmente quieres rechazarla porque no tienes tiempo o estás excusándote para no aceptarla por algún motivo.

En este último caso, mira estos supuestos:

• Si tienes miedo porque es algo desconocido para ti: evalúa todas las habilidades que tienes para asumir con éxito esa responsabilidad. Si tu jefe ha pensado en ti es porque te cree capaz de sacar adelante esa tarea, cree y confía en ti.
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• Si no te gusta ese tipo de tareas: si no te sientes cómodo, díselo a tu jefe, explícale por qué no te gusta esa tarea y por qué prefieres no aceptarla.
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• Si temes incumplir el plazo de entrega: si tienes poco tiempo para entregar la tarea, convérsalo con tu jefe, explícale por qué necesitarías un poco más de tiempo. Si la tarea es demasiado urgente y no te sientes capaz de entregarla a tiempo, también díselo a tu jefe.
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Ahora, si realmente estás demasiado ocupado, en la siguiente sección te explicamos cómo decírselo a tu jefe.

Prepara frases para decirle a tu jefe que no tienes tiempo para más tareas

Decir que eres multitarea y que puedes trabajar bajo presión es un arma de doble filo que en situaciones como estas puede jugarte en contra. Así que si ya no quieres aceptar más responsabilidades por falta de disponibilidad, fíjate cómo puedes decírselo a tu jefe:

«Lo siento, ahora mismo ya tengo suficientes responsabilidades»

Esta es la forma más breve y directa de decirle a tu jefe que no puedes aceptar una nueva tarea, además de que es válido. Incluso, él debe estar al tanto de tus tareas actuales.

En el caso de que fuese necesario, puedes hacerle un breve resumen de los proyectos en los que estás trabajando para dejar claro que realmente no puedes saturarte más. Si insistiese, enfócate en mencionar cuán importante son los proyectos actuales y tu bienestar físico y emocional.

«Estoy enfocado en cumplir los plazos de entrega más próximos»

Si aplica, puedes argumentar que no puedes recibir una nueva tarea porque los proyectos en los que estás trabajando deben ser entregados próximamente, así que son tu prioridad.

De nuevo, como en el caso anterior, quizás debas especificarle cuándo debes entregar tus proyectos actuales. No mientas, porque podría darse cuenta.

«Tengo mucha carga de trabajo, podemos hablarlo luego»

Esta es una manera de mostrar interés y disposición por esa nueva tarea, abriéndote a la posibilidad de asumirla más adelante, aclarando que ahora no puedes porque ya tienes suficiente trabajo.

Este argumento podría simpatizarle a tu jefe, pues a pesar de darle una negativa, aunque sea con una razón creíble, estás mostrándote dispuesto a encargarte de esa nueva tarea cuando tu carga de trabajo se haya reducido.

«Por falta de tiempo no puedo, ¿puedes delegarla a alguien más?»

Es similar a la frase anterior, con la diferencia de que aquí estás proponiendo una alternativa inmediata, en el caso de que la tarea sea urgente.

De hecho, puedes sugerir a una persona que realmente cuente con la disponibilidad y las habilidades necesarias para encargarse de esa tarea. Eso sí, hazlo genuinamente, no propongas a una persona con mala intención, que tu alternativa sea transparente.

Ten en cuenta que si tu jefe dice que no puede delegarle la tarea a nadie más, quizás debas apoyarte en uno de los argumentos anteriores para recalcar que estás demasiado ocupado.

«Agradezco tu confianza, pero tengo otras prioridades ahora mismo»

Puede sonar arriesgado decirle esto a tu jefe precisamente, pero es justo y necesario para evitar que te sobrecargue de trabajo con más tareas, cambiándote tu planificación.

Claro, díselo en un tono cortés y respetuoso, que no suene grosero ni arrogante, porque recuerda que la idea tampoco es crear un ambiente de trabajo tenso.

Además, estamos hablando de tu jefe, un superior, es completamente normal que quiera asignarte más tareas. Lo que no quiere decir que estés obligado a asumir más de lo que puedes.

Prepárate para que tu jefe te pida que dejes de hacer las otras tareas

Si tu jefe te pide que aplaces tus tareas actuales para concentrarte en la nueva tarea, considera los siguientes consejos:

• Evalúa la posibilidad de aceptar la nueva tarea antes de dar una negativa inmediata. Toma en consideración el nivel de urgencia de tus proyectos actuales, si puedes aplazar las entregas.
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• Si aun así consideras que no puedes asumir la nueva tarea porque estás demasiado ocupado y tus tareas actuales también son urgentes, déjaselo saber a tu jefe, argumenta tu negativa.
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Tú tienes la última palabra, porque los empleados pueden negarse a hacer trabajos que no quieren.

Evita errores al decir que estás ocupado

La comunicación efectiva en el trabajo es un arte, de esta habilidad dependen tus relaciones laborales y tu desempeño profesional.

Por eso, considera esto para rechazar correctamente una nueva tarea por falta de tiempo:

• Comunica claramente tu disponibilidad actual.
• Comunica claramente qué pasaría si asumes una nueva tarea si no tienes tiempo.
• Rechaza respetuosa y cortésmente nuevas tareas.
• Muestra disposición o negocia asumir las tareas más adelante.
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Y evita esto al comunicar que no puedes aceptar una nueva tarea:

• Mentir.
• Ser grosero o arrogante.
• Quejarte de tus responsabilidades actuales.
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Consecuencias de no saber decir que estás ocupado

Lamentablemente, esto es lo que puede ocasionar una comunicación ineficaz en el trabajo:

• Más estrés y agotamiento.
• Más tensión en el entorno laboral.
• Malentendidos y conflictos.
• Mala gestión de las tareas.
• Menos productividad.
• Incumplimiento de los plazos de entrega.
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Consejos extras sobre cómo decir NO al trabajo extra

Finalmente, estos consejos te ayudarán a ser más asertivo al decirle a tu jefe que por falta de tiempo no puedes comprometerte con nuevas tareas:

• Agradécele a tu jefe que te haya considerado para esa tarea.
• Da una respuesta clara, no te limites solo a decir «no puedo» o «estoy ocupado».
• Mantén un tono respetuoso, educado y cortés (sea personalmente o por correo electrónico).
• Sugiere una alternativa como solución.
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En resumen…

A veces estás tan ocupado que no puedes ver lo ocupado que estás y continúas aceptando más y más responsabilidades. ¿El resultado? Más estrés y más agotamiento. Al final, esto podría hacerte cometer muchos errores en el trabajo que ponen en duda tu profesionalismo.

Así que atrévete a decirle que no a tu jefe cuando quiera asignarte más tareas y no tengas suficiente tiempo en ese momento porque ya tienes muchas responsabilidades.

Y, recuerda, analiza si realmente es por falta de tiempo que estás rechazando esa nueva tarea.