Cómo convertirte en el mejor organizador/a de fiestas temáticas: guía completa

Por si no tenías ni idea, las organizaciones de fiestas temáticas siguen ganando terreno en el mercado de eventos. Por tanto, el trabajo de organizador de fiestas es cada vez más demandado, tanto por productoras como por empresas y clientes particulares. ¡Lancémonos de lleno ahora!

¿Cómo puedo ser una organizadora de fiestas?

Lo primero, ten en cuenta que muchos organizadores de fiestas y eventos empezaron un equipo como ayudantes. Asimismo, como recreadores, asistentes de gestión, encargados de vestuario, asistentes de decoración o montaje, entre muchas otras posiciones.

Desde luego, cualquier experiencia dentro del mundo del espectáculo te viene fenomenal (incluso dentro del mundo musical). Pero un buen background en puestos administrativos y puestos de gestión también te viene bastante bien. 

Recuerda que este puesto no solo exige talento artístico, sino mucho liderazgo y aptitudes gerenciales.

Por otra parte, la fiesta temática (y la organización de un evento en general) es el blanco preferido de un sinnúmero de emprendedores. Si buscas un trabajo como en eventos con temática, los emprendedores son un excelente lugar para empezar.

Dicho esto, veamos cómo convertirte en organizador de fiestas temáticas:

Desarrolla un portafolio profesional

Empecemos con una muy buena idea para el tema de promotores de cara a una empresa:

• Incluye tus proyectos anteriores: si ya has organizado una fiesta (o fiestas) recopila fotos y detalles de estos eventos para crear un portafolio que muestre tu creatividad y habilidades.
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• Crea proyectos simulados: si no tienes experiencia, crea conceptos de una fiesta temática en papel o en digital con tus mejores ideas creativas para mostrar lo que puedes hacer.
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Cualquier empresa se fijará en lo que puedes contribuir a nivel personal en un evento de cualquier tema, ya sea una celebración, un espectáculo o un lugar específico donde la atmósfera importa.

Actualiza tu currículum

A nivel personal, también tienes que implicarte en el mundo laboral cuidando aspectos como tu CV. A medida que coges experiencia, es crucial añadir elementos que te den credibilidad. Por ejemplo:

• Destaca toda tu experiencia relevante: o sea todo lo relacionado con la organización de un evento, incluso si no era específicamente en una fiesta temática (ej. planificación de bodas, eventos corporativos, etc.). Y desde luego, no olvides incluir tu portafolio.
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• Resalta tus habilidades: destaca habilidades clave como gestión del tiempo, creatividad, atención al detalle, habilidades de comunicación y todo lo que sirva para una fiesta.
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• No olvides tus certificaciones: si tienes formación en organización de eventos, gestión de proyectos, o cualquier actividad similar, asegúrate de mencionarlo.
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Como siempre, una empresa se fijará en ti cuanta más experiencia tengas en la organizacion de eventos.

Busca empleos en el campo

Otra idea genial es buscar la empresa o particular con quien realmente prefieras trabajar así:

• Date de alta en plataformas de empleo: utiliza sitios como LinkedIn, Indeed, Glassdoor, y plataformas especializadas en eventos para buscar ofertas de trabajo como director de eventos o de fiesta temática
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• Conecta con empresas de eventos: investiga y contacta directamente con empresas especializadas en la organización de eventos y de fiesta temática.
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• Sigue agencias de reclutamiento: algunas agencias de reclutamiento se especializan en la industria de eventos. Regístrate para recibir alertas sobre una fiesta en específico o trabajos disponibles.
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Siguiendo este orden de búsqueda de empleo del contenido que te interesa llegarás más lejos.

Expande y explota tu red de contactos

Parte del tema del trabajo de la organizacion de eventos es seguir una serie de pasos, como estos:

• Haz networking: conoce a otros profesionales y hazles saber que estás buscando trabajo. Si estás en un evento o hay uno cerca de ti, no dudes en acercarte al personal de organización. Y si no es posible, anota los datos de contacto de la empresa.
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• Aprovecha las redes sociales: utiliza LinkedIn para conectarte con profesionales de la industria de eventos. Comparte tu portafolio e ideas creativas y resalta el hecho de que estás buscando oportunidades.
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Nunca está de más que la gente sepa por qué eres el mejor en temas de organizacion de eventos, y, para conseguirlo, tienes que preocuparte de que la gente te conozca y sepa cómo trabajas.

Busca prácticas, voluntariado o trabajos a destajo

Si no tienes experiencia con la organización de una fiesta o evento, esta es una excelente alternativa para meterte en el negocio de las fiesta temática.

Busca prácticas o puestos de asistente o aprendiz en empresas de organización de eventos. Aunque suele ser un trabajo con un bajo sueldo (o sin remuneración al principio), es una excelente manera de ganar experiencia y hacer contactos.

Ofrece tus servicios como voluntario para organizar eventos benéficos o comunitarios. Esto no solo te dará experiencia, también ampliará tu red profesional.

¿Qué hace un promotor de fiestas y eventos?

Estas son algunas de las tareas primordiales para este trabajo:

• Planificación: esta es la columna vertebral en este negocio, así como la conceptualización artística. Sin mencionar el trato directo con los clientes. Por ello, debes entender las necesidades, deseos, sueños y expectativas del cliente. Luego, convertirlo en un plan detallado (que incluya propuestas decorativas, presupuesto, detalles logísticos…) y traducirlo en una fiesta temática memorable.
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• Manejo de presupuesto y control de costes: en este trabajo, debes desarrollar un presupuesto detallado que cubra todos los elementos del evento, desde la reserva del lugar hasta el catering, mobiliario, decoración y ambientación. Asimismo, tienes que monitorear los gastos y asegurarse de que el evento se mantenga dentro del presupuesto establecido.
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• Gestión de proveedores y subcontrataciones: las empresas especializadas en fiesta temática suelen trabajar con muchos proveedores y sus productos. Las tareas esenciales en este renglón son negociar, contratar y coordinar proveedores como catering, fotógrafos, floristas, músicos, y empresas de alquiler de equipos.
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• Logística: el encargado de la fiesta maneja todos los aspectos logísticos, desde la elección de lugares, mobiliario y cronogramas del equipo hasta el transporte, alojamiento y actividades del staff.
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• Decoración, montaje y dirección: incluyendo todas las actividades relacionadas a diseño y disposición de espacios, elección de conceptos, dirección de los decoradores, montaje y desmontaje.
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• Supervisión del evento: desde cartas para los invitados hasta la coordinación del evento y sus invitados. Y desde luego, la comunicación con el cliente durante el evento, resolución de problemas y ejecución de medidas de emergencia.
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Algo a tener en cuenta: los organizadores de fiesta más expertos también cuentan con experiencia en marketing y medios de comunicación. Crea tu propio sitio web con tus datos de contacto, ¡y el carrito famoso para que los usuarios interesados en tus servicios puedan comprar directamente!

¿Qué tipo de fiestas de temas variados hay?

Si quieres dedicarte a este negocio, debes conocer los diferentes tipos de temáticas para los invitados.

• Celebraciones especiales: incluyendo Halloween, Navidad, Pascuas, Año Nuevo y Carnaval.
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• Fiestas familiares: incluyendo bodas y despedidas de soltero con o cualquier fiesta familiar con temáticas especiales, e incluso eventos deportivos y fiestas con temática deportiva.
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• Fiestas de disfraces: ya sean disfraces de princesas, piratas, antifaces, máscaras, etc.
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• Épocas: como la década de los 20, los 50, la época victoriana, medieval, entre otras.
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• Fantasía y ficción: con imágenes como Disney, Harry Potter, Star Wars y superhéroes.
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• Temáticas culturales: por ejemplo, Hawaiana, vaquera, infantil, entre otras.
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• Música: como fiestas de Rock, Pop, K-Pop, Salsa, entre otras.
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Lo cierto es que hay temas para de todos los colores y estilos para todos los gustos, y para todo tipo de ocasiones, desde clásicos hasta propuestas con más originalidad.

¿Qué estudiar para organizar eventos y fiestas temáticas?

Como verás, puedes entrar en este sector sin un grado universitario, e incluso sin tanta experiencia. Sin embargo, si quiere ir un paso más allá, tienes la opción del Grado en Protocolo y Organización de Eventos. Esta carrera no es la más conocida, pero va bien para un encargado de fiestas y eventos.

Otras carreras relacionadas con este sector son:

• Relaciones Públicas.
• Turismo y Hostelería.
• Administración de Empresas.
• Dirección Artística.
• Artes y Humanidades.
• Diseño de Interiores.
• Diseño gráfico.
• Marketing.
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Muchas universidades también imparten cursos y maestrías de Gestión de Eventos para varias de estas carreras.

También puedes optar por una formación en organización de eventos, o en cursos similares. Esto te dará una ventaja gigantesca al trabajar en la fiesta temática; y hay una gran variedad de cursos para escoger.

Y aunque no lo creas, un curso en diseño o experiencia previa en decoraciones te servirán de mucho para buscar el éxito en este sector.