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Por lo que desarrollar habilidades comunicativas para este tipo de empleo te permite trabajar eficientemente y demostrar con tu currículum que puedes sortear con éxito los retos de comunicación del trabajo remoto.
Dominar las 6 técnicas que te presentamos en esta guía puede marcar una diferencia en trabajar eficazmente a la distancia comunicándote claramente y entendiendo a los miembros del equipo.
Puntos clave:
- Cada técnica se enfoca en habilidades de comunicación específicas y necesarias para trabajar en un entorno virtual.
- Ninguna técnica es mejor que otra, todas se centran en cosas diferentes, puedes poner en práctica la que te resulte más beneficiosa según tu realidad actual o todas al mismo tiempo.
- Ser objetivo es clave para lograr que realmente tu comunicación sea clara y eficiente mientras teletrabajas, algo que aplica en todas estas técnicas.
1. Comunicación asincrónica clara y efectiva
La comunicación escrita es clave en el trabajo a distancia. Es lo que se conoce como comunicación asincrónica. Ya que en el trabajo remoto se mantiene una conversación virtual a destiempo, en la mayoría de los casos, no es obligatorio contestar en tiempo real, a no ser que debas respetar un horario laboral.
El punto de partida para fortalecer tus habilidades comunicativas para el trabajo remoto es aprender a comunicarte clara y efectivamente por escrito. Considerando la herramienta de comunicación adecuada para cada situación, bien sea correo electrónico, app de mensajería instantánea, plataforma de gestión de proyectos, etc. También enviar mensajes claros y concisos. Y usar recursos visuales para que los mensajes sean dinámicos (viñetas, negritas y emojis, por ponerte un ejemplo).
Mira este ejemplo de un mensaje ideal para enviar por apps como Slack:
Con la comunicación asincrónica desarrollas planificación, claridad y precisión, que son habilidades que pueden facilitar tu dinámica laboral en el trabajo remoto.
2. Escucha activa con técnica de «reflejo»
Además de que en sí es una de las habilidades blandas más útiles al trabajar en remoto, la escucha activa también es una técnica que puede ayudarte a fortalecer tus destrezas de comunicación. Especialmente si usas la técnica «reflejo», que se basa en confirmar lo escuchado.
Es decir, además de escuchar atentamente a quien habla, verbaliza lo que has entendido para asegurarte de que has comprendido el mensaje correcto y así también la persona se sentirá escuchada y entendida. Y, al mismo tiempo, se evitan malentendidos o resuelven conflictos. Aquí un ejemplo:
De aquí en adelante, demostrar empatía y apoyo es lo que sigue. Siempre validando los pensamientos y sentimientos de la otra persona, escuchando y corroborando lo escuchado.
Poniendo en práctica la escucha activa fortaleces otras habilidades, como la comprensión, empatía, colaboración, comunicación efectiva y resolución de problemas.
3. Retroalimentación constructiva con el modelo SCI
Dar y recibir retroalimentación constructiva cuando se trabaja por Internet es crucial para trabajar en un buen ambiente laboral, sobrellevando la distancia. Es aquí donde el modelo SCI (Situación, Comportamiento, Impacto) se convierte en un gran aliado para ti.
Creado por el Center for Creative Leadership (CCL), este modelo sustenta su efectividad en que al basarse en hechos concretos y observables se es más subjetivo y sereno en la retroalimentación.
Y por esto es que es una herramienta útil en el trabajo remoto, porque te permite asumir una posición objetiva, pese a haber distancia de por medio, de esta forma:
- Describe la situación con todos los detalles posibles, mencionando cuándo y dónde ocurrió y quiénes estaban involucrados (S, situación).
- Menciona el comportamiento específico que ha dado pie a ofrecer una retroalimentación constructiva, puede ser positivo o negativo (C, comportamiento).
- Explica cómo ese comportamiento en específico te afectó a ti, al equipo y/o a la empresa (I, impacto).
Por ejemplo:
Esta técnica te ayuda a desarrollar análisis crítico, diplomacia, empatía y liderazgo, que son habilidades que perfeccionan tu comunicación.
4. Simulación de conversaciones difíciles
Los malentendidos y conflictos son habituales en el trabajo remoto, porque la distancia hace de las suyas, provocando situaciones tensas que a veces pueden ser difíciles de manejar.
Una técnica que puede prepararte para saber cómo reaccionar y comunicarte correctamente en este tipo de situaciones son las simulaciones de conversaciones difíciles. Que puede darte mejores resultados si la practicas con un colega de confianza, pues su retroalimentación será más sincera.
Alterna roles, ponte en la posición de empleado, jefe, cliente, etc. Y evalúa cómo reaccionas y te comunicas en cada caso.
La idea es que aprendas a manejar las conversaciones difíciles sin generar confrontación, sino resolviendo los posibles malentendidos o conflictos profesional y sanamente.
Esta técnica te ayuda a potenciar tu inteligencia emocional, resolución de conflictos y asertividad.
5. Regla de Tres
Esta técnica de comunicación se basa en agrupar ideas o mensajes en tres bloques para enviar un mensaje más claro y memorable. Y aunque no tiene un único creador, personalidades como Steve Jobs han hablado públicamente sobre esta técnica como una herramienta en la comunicación efectiva.
Fue en una conferencia de desarrolladores de Apple en el año 1997 donde Steve Jobs respaldó la efectividad de esta técnica argumentando que para la mente humana es más fácil procesar y retener información que se presenta en grupos pequeños, haciéndola memorable, según los principios de la psicología. Y que la información que se presenta en grupo de 3 suele ser más recordable y efectiva.
Y en el trabajo remoto es una técnica muy útil, porque ayuda a mantener la atención en comunicaciones escritas o verbales, sorteando la distancia. Así la puedes aplicar:
- Las instrucciones divídelas en tres pasos o tres etapas, según aplique al caso. Por ejemplo, planificación, ejecución y revisión.
- Tu presentación en una videollamada de trabajo divídela en tres puntos o tres preguntas clave que te sirvan de guía. Claro, manteniendo un hilo congruente. Por ejemplo: «Para realizar el informe me basé en tres enfoques, que son…».
- Una propuesta a clientes divídela en tres aspectos clave, como problema, solución y beneficios.
La Regla de Tres te ayuda a reforzar tu comunicación oral y escrita, como la claridad al expresarte, el poder de síntesis y el pensamiento estructurado.
6. Simulaciones grabadas de reuniones por videollamadas
Es una técnica similar a la de las simulaciones de conversaciones difíciles, solo que en esta ocasión se trata de temas que no necesariamente deben ser sobre conflictos laborales.
Graba simulaciones de reuniones virtuales contigo mismo o con compañeros de trabajo sobre cualquier tema para analizar tu comunicación verbal y no verbal. Es decir, evaluar tu tono, claridad al expresarte, ritmo de comunicación, lenguaje corporal, entre otros aspectos.
Puedes comenzar con temas sencillos, como presentar un proyecto, defender una propuesta, dar retroalimentación o resolver un conflicto laboral.
Claro, que sea una situación realista. Incluso, puedes recrear una situación real que te haya costado manejar en el pasado.
Graba la simulación y analízala con enfoque crítico, haciéndote preguntas como:
- ¿Transmití el mensaje correcto?
- ¿Me expresé con claridad?
- ¿Mi lenguaje verbal y tono suenan profesionales?
- ¿Mi postura corporal fue correcta?
- ¿Mis gestos se veían naturales?
- ¿Hice pausas para dejar intervenir a la otra persona?
Las simulaciones grabadas también son una herramienta para reforzar varias habilidades comunicativas, como la expresión verbal, la claridad al expresarte, la comunicación no verbal y la seguridad al hablar.
En conclusión…
En este entorno digital tan exigente y cambiante en el que vivimos y trabajamos, dominar buenas habilidades de comunicación es una necesidad profesional que puede ayudarte a ser más productivo y eficiente. Al mismo tiempo que también puede fortalecer tu perfil profesional, mostrándote como una persona capaz de trabajar sin problemas de comunicación aunque estés a kilómetros de distancia.
