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¿Eres de los que organizan meticulosamente cada detalle o de los que atienden con atención a cada palabra? Sea cual sea tu equipo, este artículo está repleto de consejos diseñados para optimizar y enriquecer tus reuniones laborales. ¡Aprende más sobre ellas!
¿Qué es una reunión de trabajo?
Si estás ante tu primera experiencia laboral, es probable que te preguntes: ¿Qué son exactamente las reuniones de trabajo? ¿Cuál es su objetivo? ¿Por qué existen? Lo cierto es que hay tantos tipos de reuniones como personas en el mundo, pero podemos definirlas como el punto de encuentro donde los equipos de trabajo intercambian opiniones y conocimientos sobre un objetivo común.
¿El lugar? Hoy en día podríamos decir que es cualquier lugar, ya que las reuniones pueden llevarse a cabo tanto de forma presencial como a través de videollamadas. ¿Personas? Sin límite.
¿Para qué sirven?
Los objetivos de una reunión son variados; a veces, su importancia radica en la búsqueda de soluciones, otras veces en discutir un tema específico, o en mejorar la comunicación y mantenerse al tanto de las novedades. Sea como sea, este tipo de encuentros:
- Mejoran la comunicación entre los trabajadores de la empresa.
- Sirven para coordinar las actividades y asignar responsabilidades.
- Tienen como propósito prevenir problemas futuros.
- Constituyen un espacio para compartir tanto los logros como los desafíos, permitiendo así evaluar el progreso hacia los objetivos y determinar las acciones necesarias para alcanzarlos.
¿Qué tipo de reuniones de trabajo hay?
Si bien hemos mencionado que las reuniones pueden presentarse en una variedad de formas, existen cuatro tipos de reuniones que son especialmente comunes. Te las explicamos:
1. Reuniones de toma de decisiones
Quizás una de las más importantes tanto para la empresa como para los asistentes. En este tipo de encuentros todo cuenta: se recopila información de los empleados, se exponen diferentes puntos de vista, se exploran opciones y se llega a una decisión que puede cambiar el rumbo de la empresa y la vida de las personas que la integran. Para asegurar la efectividad de estas reuniones, es crucial que cada participante conozca claramente su rol y esté debidamente preparado. ¿Algunos tips? Preparar una presentación y enviar correos electrónicos con los puntos a tratar.
Cuando todos los asistentes tienen claro su rol, este tipo de reuniones pueden ser sumamente productivas.
2. Reuniones de información o seguimiento
Este tipo de reuniones se producen a diario: cuando informas a tu jefe sobre un proyecto, te reúnes con un compañero para llegar a acuerdos, compartes dudas con los miembros de tu equipo... El objetivo principal es intercambiar información: ya sea acerca de una metodología específica, una estrategia empresarial, o simplemente actualizaciones sobre el progreso de un proyecto en particular. Además, estas reuniones pueden servir para informar sobre el estado actual de la empresa o del mercado en el que opera.
Constituyen la oportunidad perfecta para mantener a los empleados informados y alineados con los objetivos y avances de la empresa.
3. Reuniones de Team Building
¡Oh! Aquí entra en juego el verdadero papel del amor y odio. Las reuniones de Team Building, si bien son muy positivas, no siempre son adecuadas para la situación personal de cada uno de los participantes. Por ejemplo, para alguien con poca carga de trabajo, será genial disfrutar de un momento de desconexión e interacción con los demás. Sin embargo, para alguien que esté hasta arriba y con un proyecto pendiente de entregar... mejor ni preguntarle qué piensa.
Sirven para mejorar las relaciones entre los miembros del equipo y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo y positivo. En ellas, es común hacer actividades diseñadas para mejorar la comunicación, la confianza y la cohesión entre los equipos; como juegos, gymkanas o encuentros informales en el lugar de trabajo. Pero no te preocupes, porque si estás muy ocupado (o no te apetece), no son obligatorias. Podrás denegar amablemente tu asistencia mediante un correo electrónico.
4. Reuniones para resolver conflictos
Una de las cosas a las que los trabajadores se enfrentan de vez en cuando (quieran o no) son los conflictos. La vida está llena de ellos y el lugar de trabajo no iba a ser menos... El éxito de muchas empresas reside en la forma en la que ponen orden a sus contratiempos y la manera en la que gestionan el tema. Las reuniones para resolver problemas se centran en analizarlos, explorar posibles soluciones y tomar decisiones para poner orden.
¿El objetivo final? Generar ideas creativas y desarrollar planes de acción para superar los obstáculos y avanzar hacia los objetivos de la organización. Todo ello mediante una serie de intercambios entre los participantes, de manera educada y teniendo en cuenta todos los elementos que forman parte del obstáculo.
Cómo preparar una reunión de trabajo
¡Te damos todos los consejos e ideas necesarias para tener reuniones excepcionales! Veamos qué puedes hacer a continuación (según tu función):
Si la organizas...
- ¿Cuál es el objetivo de la reunión? El tiempo es oro, si no tienes claro los temas a tratar... ¡no la organices!
- ¿Quién va a asistir a la reunión? Haz una lista de las personas necesarias para el éxito de la misma.
- Establece una fecha y hora para la reunión teniendo siempre en cuenta la situación de los empleados.
- ¿La reunión será presencial o telemática? Tienes todas las herramientas a tu alcance, piensa en tu organización y decide qué tipo de reunión es mejor como equipo.
- Prepara el lugar de la reunión: si se produce en una sala de tu empresa, asegúrate que el mobiliario, sonido y luces están en orden antes de empezar.
- No hagas reuniones de un día para otro: normalmente, en las empresas cada una de las personas tiene claro sus proyectos y tareas, y muchos de los inconvenientes que los participantes declaran en las encuestas de trabajo, es la poca organización. Si los participantes cumplen su parte y se organizan, ¡haz tú lo mismo!
- Saluda al empezar la reunión: antes de hablar sobre la información a tratar, saluda a todos y todas las presentes en la reunión.
- Cuándo la reunión sea larga, añade un descanso: quizás tengas un gran número de temas a tratar, mensajes que analizar, decisiones que tomar u objetivos que definir. Cada parte de la información a tratar informa. Tip: en reuniones de trabajo mayores a los 50 minutos de duración, se aconseja incluir un descanso de al menos 10 minutos y luego continuar.
- Apunta lo que ocurre en la reunión y haz un escrito con todos los puntos cuándo termine.
- Lo importante llega después de la reunión: deja un pequeño espacio para aclarar cualquier tipo de duda o preguntas que los participantes puedan tener. Después, te aconsejamos mandar una encuesta o pedir feedback a cada persona por correo electrónico. ¡Así mejorarás para la siguiente!
Si asistes...
- Ten claro los temas a tratar y el objetivo, si tienes algún interrogante al respecto haz las preguntas antes, no después.
- Sé una persona activa y participativa.
- No te pongas nervioso, todas las empresas tienen reuniones de trabajo.
- Si la reunión es larga come y bebe antes de la sesión, además de ir al baño.
- Toma notas todos los temas a tratar, sobre todo si son valiosos para tu trabajo diario.
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