10 habilidades de gestor de proyectos para un perfil cautivador

Un project manager cumple con funciones muy variadas, las principales son la planificación, coordinación y supervisión. Para completarlas de manera óptima, requieren de numerosas habilidades de gestor de proyectos. Aquí te hablaremos de las 10 que son más importantes, te animamos a continuar leyendo.

Puntos clave:

• Las principales competencias para projects managers son liderazgo, comunicación, planificación, resolución de problemas, negociación, gestión de recursos, tiempo y riesgos, habilidades analíticas y pensamiento crítico.
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• Otras habilidades muy útiles en la gestión de proyectos son la colaboración, resiliencia, adaptabilidad, trabajo en equipo y organización.
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• Para que tus hard skills y soft skills te ayuden a destacar, inclúyelas en tu currículum y carta de presentación, y prepárate para hablar sobre ellas en la entrevista laboral si se presenta la oportunidad.
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1. Liderazgo

La primera de las habilidades de gestor de proyectos que describiremos es la del liderazgo. Este no se trata simplemente de dar órdenes, el liderazgo efectivo también consiste en guiar, motivar e inspirar a los miembros del equipo. De esa forma, es más fácil que trabajen a favor de los objetivos comunes.

El gestor de proyectos que es capaz de demostrar verdadero liderazgo desarrolla otras habilidades beneficiosas, entre ellas está la comprensión y la empatía. Cuando demuestra cualidades como estas evita la tensión entre los miembros del equipo.

Si eres gestor de proyecto, las recomendaciones que te damos para que demuestres liderazgo efectivo son:

• Demuestra que eres capaz de tomar decisiones difíciles, manejar conflictos internos y mantener al equipo alineado con los objetivos de los proyectos.
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• No te conformes con dar órdenes y asignar tareas, recuerda que entre tus tareas se incluye el crear un ambiente de trabajo en el que predomine la confianza y el compromiso.
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• No te olvides que debes demostrar responsabilidad, ética y el mismo nivel de compromiso que esperas del equipo.
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2. Comunicación efectiva

Las habilidades comunicativas, tanto verbales como escritas, son fundamentales para que el profesional en gestión de proyectos asegure que haya colaboración efectiva. La consecuencia de que no demuestres comunicación efectiva es que el trabajo será ineficiente y descoordinado.

La comunicación no solo consiste en la capacidad de expresar con claridad las tareas a completar, los detalles de estas y las expectativas. Además, es una habilidad que incluye la escucha activa y la interpretación apropiada de los mensajes que se reciban.

En el caso de la comunicación efectiva, los consejos para que la demuestres son enlistados a continuación:

• Al momento de comunicar instrucciones u otros mensajes a los demás, ten en cuenta sus estilos de comunicación, culturas, personalidades y los contextos en los que te comunicarás con ellos.
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• Escucha activamente las opiniones, necesidades y preocupaciones de los miembros del equipo.
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• Establece buenos canales de comunicación, por ejemplo, un software específico, correo electrónico u otras herramientas.
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3. Capacidad de planificación

Esta habilidad es la que te ayuda a establecer objetivos claros, desarrollar planes para alcanzarlos y utilizar óptimamente los recursos para cumplir con ellos. En la planificación de un proyecto también se debe incluir cualquier desafío que se pueda presentar y la estrategia para superarlo.

La capacidad de planificación es la que permite cumplir con los plazos de entrega y con las expectativas de quienes están involucrados en el proyecto. Para lograr esto, tienes que priorizar tareas y estructurar muy bien cada fase que se tenga que completar.

Si quieres demostrar que entre tus habilidades se incluye la planificación, tienes que ser capaz de hacer lo siguiente:

• Realizar un plan de proyecto realista en el que se incluyan objetivos, presupuesto, recursos disponibles, cronogramas, métricas de éxito y otros aspectos relevantes.
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• Escoger apropiadamente los profesionales que se encargarán de las distintas tareas de los proyectos.
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• Usar herramientas digitales y metodologías ágiles para organizar las fases de los proyectos.
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4. Resolución de problemas

El que se presente algún problema mientras llevas a cabo un proyecto no significa que estés haciendo un mal tu trabajo. En realidad, esto es normal y lo importante es que el inconveniente sea tratado de manera profesional y, por supuesto, exitosa. Para hacer esto, es necesario que cuentes con la habilidad de resolución de problemas.

La resolución de problemas te permiten abordar estos de forma proactiva, hacer una identificación eficaz de las mejores soluciones y tomar decisiones. Según la gravedad del problema, quizás tengas que tomar una decisión apresuradamente o bajo presión, así que también tienes que prepararte para esto.

Para desarrollar esta habilidad valorada en tu perfil profesional, haz lo siguiente:

• Cuando se presente un problema, aplica el pensamiento crítico, este te ayudará a analizar muy bien la situación y determinar sus causas.
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• Encuentra soluciones efectivas, para esto, tienes que asegurarte de que se ajusten a los problemas cubriendo las necesidades que han surgido.
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• Mantén la calma ante un problema, evalúa riesgos y asegúrate de tomar decisiones que estén bien informadas.
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5. Habilidad de negociación

La negociación es una de las habilidades clave para un project manager, pues se requiere en distintas situaciones, como la toma de decisiones colaborativas y la resolución de conflictos. En estos casos, la habilidad de negociación te permite llegar a acuerdos que beneficien a todos los involucrados y contribuyan al cumplimiento de los objetivos de los proyectos.

La habilidad de negociación también se debe manifestar cuando te dedicas a obtener proveedores, recursos y colaboradores. Para desarrollar esta habilidad, es necesario que cuentes con otras competencias, las principales son la empatía, escucha activa, asertividad, persuasión y flexibilidad.

Otros puntos que es importante que tengas en cuenta si quieres tener una excelente habilidad de negociación son los siguientes:

• Además de conseguir acuerdos beneficiosos para las partes interesadas, es necesario que seas capaz de crear relaciones sólidas con proveedores y otros involucrados.
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• Abordar los problemas desde nuevas perspectivas y ser metódico al trabajar para encontrar soluciones.
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• Aprende a dominar técnicas de persuasión que te permitan conseguir tratos que sean convenientes para los proyectos que dirijas.
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6. Gestión de recursos

Un project manager tiene la responsabilidad de gestionar los diferentes recursos que son asignados a los proyectos. En ellos se incluye el presupuesto y el personal. Su objetivo es que la gestión de recursos sea eficiente y el éxito en esto radica en maximizar la eficiencia de presupuestos y equipos de trabajo y minimizar costes.

Lo que te ayudará a gestionar los recursos es aplicar técnicas de optimización de los mismos y aprovechar programas informáticos que te ayuden a organizarlos. Estos últimos son especialmente útiles al gestionar al personal ya que te permiten saber qué están haciendo todas las personas que forman parte del equipo.

Para demostrar que cuentas con la capacidad de gestión de todos los recursos utilizados en los proyectos, aplica las siguientes sugerencias:

• Conoce muy bien las hard skills y soft skills de los miembros del equipo, así asignarás las tareas de manera conveniente.
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• Monitorea constantemente el uso que se le da a los recursos financieros y físicos, así garantizas que se usen correctamente.
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• Dedica tiempo a prever la escasez de recursos y sé proactivo al buscar maneras de evitarla o de solucionarla.
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7. Gestión de tiempo

La dirección de proyectos también va de la mano con la capacidad de gestionar el tiempo, pues es crucial que tengas claro cuánto tiempo tienes disponible y cómo lo aprovecharás para cumplir con las tareas. Lo anterior te permitirá preparar un cronograma con una planificación a detalle que permita completar las tareas en los plazos adecuados.

Como en otras soft skills, en la de gestión de tiempo también es de mucha ayuda utilizar un software de organización. En un programa como este es posible hacer seguimiento a las tareas que están en curso y así asegurarte de que se están cumpliendo dentro del plazo disponible.

Para hacer una buena gestión del tiempo, te resultará útil hacer lo siguiente:

• Evita la procrastinación y ayuda a que el equipo de trabajo también lo haga.
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• Es una buena idea crear una lista con los objetivos a alcanzar en cada semana, con esto se hace una mejor evaluación del avance del proyecto.
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• Para hacer una organización eficaz del tiempo, evalúa las tareas a realizar y clasifícalas por prioridad, así sabrás cuáles se tienen que completar lo antes posible.
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8. Gestión de riesgos

Como dijimos anteriormente, cualquier encargado de la gestión de proyectos puede enfrentarse a problemas. Por eso, es fundamental que desarrolle la capacidad de gestionar los riesgos, esta consiste en identificar con anticipación los posibles inconvenientes con el fin de diseñar estrategias para evitarlos y, en caso de que esto no se logre, hacerles frente.

El que se identifiquen los riesgos que enfrentan los proyectos permite que los planes que se creen para enfrentarlos sean sólidos, es decir, tengan altas posibilidades de éxito. También da la oportunidad de que se prepare al equipo para que todos los que estén en él estén listos para enfrentar desafíos inesperados.

Para que tu habilidad de gestión de riesgos cumpla con las expectativas que se tienen en un project manager, ten en cuenta los siguientes puntos:

• Enfócate principalmente en los riesgos que es más probable que surjan en el proyecto que estás dirigiendo, estos pueden incluir sobrecostes, retrasos y problemas técnicos.
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• Evalúa regularmente el proyecto para asegurarte de que no haya un mayor riesgo de que se presenten ciertos problemas.
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• Adopta una actitud proactiva al momento de anticipar y resolver riesgos ya que así garantizas el éxito a largo plazo del proyecto.
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9. Habilidades analíticas

Cuando eres gestor de proyectos, una de las funciones con las que tienes que cumplir con más frecuencia es la de análisis de métricas y KPIs. La razón de esto es que es necesario conocer el progreso que está teniendo el proyecto para verificar que todo se esté realizando con eficiencia.

Además, el análisis permite tomar decisiones informadas, identificar patrones y hasta riesgos que no se hayan podido prever. En la gestión de proyectos no solo es necesario que seas capaz de analizar datos, también se valora que desarrolles un pensamiento analítico. Este te ayuda a elegir bien los procesos que llevas a cabo y otros aspectos que influyen en el éxito de un proyecto.

Si quieres tener habilidades analíticas que destaquen te animamos a seguir los consejos enlistados a continuación:

• Aunque debes analizar los datos a fondo, no te enfoques demasiado en los detalles ya que esto puede desviar tu atención de lo que tiene más importancia.
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• Utiliza distintas herramientas de análisis, desde hojas de cálculo hasta programas especializados.
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• Recuerda que el análisis de métricas no solo te permite identificar aspectos negativos, sino también áreas de mejora.
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10. Pensamiento crítico

Esta habilidad es parte de las competencias más valoradas en un project manager porque ayuda a aplicar otras soft skills que hemos descrito. El pensamiento crítico, como su nombre lo deja claro, consiste en criticar cada proceso o decisión de una manera razonable. Para esto, tienes que valerte de argumentos racionales.

Con el pensamiento crítico evitas tomar decisiones que se basen en emociones y, aunque te parezcan que son convenientes, afecten el proyecto. Asimismo, es una habilidad que hace que para ti sea indispensable contar con hechos y suficientes datos para sacar conclusiones.

Para tener un pensamiento crítico, tienes que hacer esto:

• Analizar información y comparar pros y contras para tomar decisiones beneficiosas.
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• Evitar tomar decisiones de forma apresurada y tener una mente abierta para hacer análisis objetivos.
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• Identificar inconsistencias y buscar soluciones innovadoras.
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Ahora que sabes cuáles son las habilidades que debes esforzarte por desarrollar si quieres tener el perfil ideal de un gestor de proyectos, puedes comenzar a buscar ofertas de trabajos. Cuando las encuentres, dedícate a compararlas con lo que puedes ofrecer. Con eso podrás elegir las vacantes a las que mejor te adaptes y enviar tus solicitudes.

Para postular a un empleo, tienes que preparar un currículum personalizado no solo según el cargo de project manager, sino también según requisitos y necesidades de la empresa. Nosotros te ayudamos a crear este tipo de documento y lo hacemos a través de la guía Currículum de jefe de proyecto, esta es una de las que hemos compartido en Ejemplos de CV.

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