Cómo enviar un email para admitir un error personal sin comprometer tu profesionalismo

No te preocupes en exceso por lo anterior, pues es posible informar sobre tu error manteniendo tu integridad, profesionalismo y madurez. En eso nos enfocaremos en este artículo y te explicaremos cómo enviar un email para admitir un error personal sin comprometer tu profesionalismo.

Puntos clave:

• Cuando se comete un error en el trabajo, lo ideal es comunicarlo a tu jefe cuanto antes y de forma presencial.
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• En caso de que decidas escribir un email para informar sobre un error personal que hayas cometido y afecte tu trabajo, tienes que estructurarlo bien y usar un lenguaje que refleje formalidad y responsabilidad por lo sucedido.
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• El correo electrónico no solo tiene el objetivo de presentar un error, sino que también te da la oportunidad de demostrar profesionalismo al presentar una solución.
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Ejemplo de email para admitir un error personal sin comprometer tu profesionalismo

Pasos para redactar un correo electrónico para informar sobre un error en el trabajo

El proceso de escribir un correo electrónico es útil cuando el destinatario no está disponible para que le informes sobre el error en persona. También resulta un buen medio de comunicación si determinas que lo más apropiado es dejar constancia escrita de que has comunicado apropiadamente la situación.

La idea con el correo es que admitas tu error, asumas la responsabilidad y transmitas profesionalismo al dejar claro que te estás haciendo cargo de la solución. Para que tu mensaje logre lo anterior, debe cumplir con varias características, estas son la brevedad, claridad y una buena estructura.

Además, tienes que usar un lenguaje de redacción que transmita respeto y sinceridad, así muestras que has reflexionado en lo que ha sucedido y estás dispuesto a corregirlo. Con el objetivo de ayudarte a enviar un mensaje tan efectivo como el del ejemplo del principio, a continuación, te explicamos los pasos a seguir para escribirlo:

1. Escribe un asunto en el que admitas el error

Cuando escribas el correo electrónico para informar fallos, no intentes demorar el dar la noticia, no importa cuán grave sea el error. En lugar de esto, anuncia el error lo antes posible, el asunto del email es el lugar indicado para hacerlo. Lo anterior se debe a que, al leer el asunto, el destinatario sabrá qué se encontrará en el contenido del mensaje incluso antes de abrirlo.

Debido a que el asunto es la primera parte del mensaje que se leerá, asegúrate de que sea directo y profesional. También tienes que ser específico al indicar qué proceso ha afectado el error personal que has cometido. Algunos ejemplos correctos para el asunto son los siguientes:

• Disculpa por el retraso en la tarea de envío de mensajes a clientes.
• Error en el envío de datos y presentación de solución.
• Rectificación del retraso en la entrega del informe.
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Para seguir los ejemplos enlistados, también te sugerimos aclarar que con el correo electrónico no solo informas sobre el error, sino que también presentas una posible solución. Con esto demuestras que el error cometido y sus consecuencias son algo serio para ti y has asumido la responsabilidad desde el principio.

2. Saluda cordialmente al destinatario

El saludo te ayuda a establecer el tono o lenguaje de redacción que utilizas en el resto del mensaje, así que tiene que ser cordial. Lo primero a escribir en él es un saludo respetuoso que sea seguido por el título profesional del destinatario y su nombre completo o, al menos, su apellido. Los saludos que más recomendamos utilizar en el contexto profesional son:

• Estimado Gerente Armando López.
• Apreciado Gerente López.
• Saludos cordiales Gerente Armando López.
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Debido a que te estás dirigiendo a alguien que ocupa un cargo superior al tuyo y a la seriedad de la situación, evita por completo los saludos informales. Esto se debe aplicar incluso cuando tienes una amistad cercana con el destinatario del mensaje. Entre los saludos a evitar están «Hola, Armando» y «Qué tal, Armando».

Otro punto importante sobre el saludo es que no es válido que no tenga un destinatario específico. Por lo tanto, no es correcto usar términos como «A quien corresponda» o «A quien pueda interesarle». Algo que te ayudará a demostrar profesionalismo al informar sobre un error es que sepas a quién debes dirigir el mensaje.

3. Redacta una introducción en la que te presentes y especifiques el error

Para que el destinatario no se preocupe demasiado al punto de perder la concentración en el mensaje que deseas transmitir, desde el principio debes dejar claro cuál fue el error cometido. Antes de hacerlo, no olvides decir quién eres, esto lo haces escribiendo tu nombre completo, el puesto que ocupas y el departamento de la empresa en el que te desempeñas.

Lo siguiente a hacer es decir cuál fue el error, hazlo sin rodeos y aplicando un enfoque tanto respetuoso como objetivo. Cuando des este dato, di que tu principal objetivo con el envío del correo electrónico es informar el error y también pedir disculpas sinceras por él. Este párrafo es crucial en el mensaje, así que estructúralo bien, un ejemplo que puedes seguir es:

Como ves, tienes que ser lo más directo posible, no intentes justificarte, pues esto le resta profesionalismo y causa una mala impresión. La transparencia al presentar tu error es un reflejo de tu responsabilidad y disposición para trabajar en la búsqueda de una solución.

4. Explica la causa del error

En el segundo párrafo del cuerpo del mensaje enfócate en la explicación de la manera en la que se generó el error. Al hacer esto, tienes que ser honesto y describir las circunstancias que te llevaron a cometer el error. Lo mejor es enfocarte en los hechos y en sus consecuencias tal como se hace en la siguiente muestra de email para admitir errores:

Cuando explicas las causas de los errores, das la impresión de que dedicaste suficiente tiempo a reflexionar sobre lo que hiciste mal. Esto es una gran ayuda al momento de buscar las soluciones más adecuadas.

5. Demuestra que estás dispuesto a corregir el error

En el siguiente párrafo del mensaje puedes reafirmar que te haces responsable del fallo y que te comprometes a hacer lo posible para evitar que algo parecido vuelva a suceder. Luego, haces bien en explicar cómo planeas corregir el error, al hacerlo, muestra que has pensado en soluciones que se ajusten a dicho error y a los efectos que este tuvo.

Además de explicar la solución que piensas aplicar, es válido que detalles el plan que seguirás para evitar errores en el futuro. Una manera de redactar esta parte del mensaje es la que mostramos a continuación:

El que ofrezcas soluciones concretas y personalizadas hace que el destinatario confíe más en tu capacidad. Esto hará que no se enfoque únicamente en que cometiste un error, sino también en que eres tan buen profesional que tomaste la iniciativa para corregirlo.

Ten en cuenta que también es posible aprovechar esta parte del cuerpo del correo electrónico para pedir ayuda si así lo requieres. En caso de que hagas esto, explica las razones por las que necesitas apoyo y solicítalo con respeto.

6. Haz una conclusión que genere confianza

Una vez dada la información sobre el error, la solución del mismo y las medidas a aplicar para evitar algo parecido en el futuro, puedes enfocarte en dar un tono más positivo a tu mensaje de disculpa. Para esto, escribe sobre tu disposición para aclarar cualquier punto que el lector considere necesario o para dar seguimiento sobre la aplicación de la solución.

El párrafo de conclusión del correo electrónico debe ser breve, como en el siguiente ejemplo:

Como en el ejemplo anterior, en el contenido de la conclusión también se incluye una despedida. Esta tiene que ser corta y respetuosa, además de «Me despido», puedes usar «Atentamente» o «Se despide cordialmente». Luego, firma el email -es decir, añade tu nombre-, escribe el título de tu cargo y un dato de contacto.

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