Las funciones y habilidades de una recepcionista: lista completa

Si este es el empleo que te interesa y quieres buscar una oportunidad laboral en este campo, antes de hacerlo, es importante que te familiarices con las tareas que tendrás que asumir como recepcionista.

En este artículo te explicamos todo sobre las funciones y habilidades de una recepcionista y cómo destacar con un buen CV.

Puntos claves

• Las funciones de una recepcionista van más allá de solamente atender al público, aunque es cierto que esta es su principal responsabilidad.
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• Una buena recepcionista debe tener un buen equilibrio de habilidades técnicas y habilidades interpersonales que le permitan dirigir con éxito esta área.
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• Un currículum de recepcionista exitoso es el que describe persuasivamente la experiencia previa en este puesto y presenta las mejores habilidades profesionales.
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Funciones principales de una recepcionista

Las recepcionistas pueden trabajar en un sinfín de sectores, desde el área médica hasta el área de hostelería, por mencionar algunos. Y si bien sus funciones pueden variar en función del sector de la empresa, hay algunas que son muy generales, tales como:

Brindar atención al público

La principal función de las recepcionistas es brindar atención personalizada a los visitantes de la empresa, como recibirlos, darles la bienvenida y orientarles en función de sus necesidades, como responder preguntas concretas y brindar información general.

Y es que las recepcionistas son los principales representantes de atención al cliente de las empresas, el primer contacto entre visitante y empresa, el rostro de la compañía.

Llevar un control de los visitantes

Esto es más que todo una política de algunas empresas, que acostumbran a mantener un registro de las personas que entran y salen de sus instalaciones por seguridad.

De modo que tendrás que tomar anotaciones manuales o digitales de cada persona que ingrese o salga de la empresa, según sean las indicaciones de la gerencia.

Gestionar las llamadas telefónicas de la recepción

Al ser el primer punto de encuentro con los visitantes de la empresa, una recepcionista se encarga de manejar llamadas telefónicas para atender solicitudes y peticiones.

Por ejemplo, en una empresa puedes llamar a la gerencia para pedir autorización para el ingreso de una persona en particular, en una clínica puedes atender el teléfono para brindar información sobre los servicios médicos, como recepcionista de hotel puedes hacer reservas vía telefónica…

En pocas palabras, gestionas el ingreso y el egreso de llamadas desde la recepción, pudiendo encargarte de la solicitud o transferir la llamada al área que corresponda.

Gestionar el correo electrónico de la recepción

Sucede lo mismo que con las llamadas telefónicas, solo que, en este caso, las solicitudes y peticiones se gestionan a través del correo electrónico de la recepción.

Por tanto, una recepcionista también debe ordenar, responder y dar seguimiento tanto a los correos entrantes como a los correos salientes correspondientes a esta área.

Programar citas y/o reuniones

Concretar, confirmar y gestionar el calendario de citas es otra de las funciones básicas de una recepcionista, independientemente del área de la empresa, sobre todo cuando se trata de reuniones con clientes, pues es la primera persona que tiene contacto con ellos.

Esta tarea puede hacerla por una llamada telefónica, un correo electrónico o de forma presencial, anotando el día, la fecha y el motivo de la cita o reunión en una agenda física o virtual.

Coordinar la logística de las citas y/o reuniones

Aunque no es una función básica de una recepcionista, entra en las responsabilidades que puede asumir si es la persona encargada de programar las citas y/o reuniones.

Si este fuese tu caso, como recepcionista tendrás que encargarte de tareas como reservar el salón de reuniones, organizar los documentos (si los hubiese), solicitar el refrigerio, etc.

Realizar tareas administrativas de recepción

Si bien las funciones principales de una recepcionista están enfocadas a la atención al cliente, también puede encargarse de actividades administrativas propias del área de recepción, que no ocupan las responsabilidades de otros puestos de trabajo, tales como:

• Gestión de agenda.
• Control del calendario de citas.
• Redacción y archivado de documentos.
• Gestión de la correspondencia.
• Monitoreo y registro de los pagos en efectivo.
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Habilidades más importantes en una recepcionista

Una buena recepcionista es un profesional con un cúmulo de habilidades que le permiten desempeñar exitosamente las funciones de este puesto de trabajo, lo que incluye un buen balance tanto de habilidades técnicas como de habilidades interpersonales, como estas:

Conocimientos básicos informáticos

Para ejecutar gran parte de tus principales funciones como recepcionista necesitarás manipular programas computacionales, por ende, es fundamental que cuentes con conocimientos informáticos básicos que te permitan hacer un buen trabajo.

Por ejemplo, quizás debas trabajar con:

• Programas de ofimática, como Microsoft Office.
• Programas de gestión de agendas y calendarios.
• Programas de gestión de relaciones con clientes (conocidos como CRM).
• Programas de gestión de reservas (si aplica).
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También tendrás que saber usar los principales servicios de correo electrónico (como Gmail) para crear carpetas, aplicar filtros antispam, crear plantillas, etc.

Dominio de sistemas telefónicos y fotocopiadoras

Teniendo en cuenta que como recepcionista tendrás que hacer y contestar llamadas telefónicas, es lógico y necesario que puedas manejar sistemas telefónicos sin problemas.

Igualmente, el uso de las fotocopiadoras es parte primordial de tu trabajo, así que también debes saber utilizarlas adecuadamente, que es sumamente fácil, nada de qué preocuparse.

También puede ser necesario que uses otros equipos de oficina, que dependerán del tipo de empresa, esto lo sabrás en su momento, pero son herramientas muy fáciles de usar

Gestión de documentos

Recibir, organizar y archivar documentación, tanto física como electrónica, es esencial en tu puesto de trabajo, así que tendrás que poder tratar estos documentos correctamente.

Esto implica verificar, clasificar y guardar los documentos siguiendo las políticas de la empresa, garantizando la confidencialidad de la documentación que lo amerite.

Atención al público

Esta es la base de tus funciones como recepcionista, por lo que tendrás que poner en práctica una serie de habilidades interpersonales relacionadas, como:

• Don de gente.
• Empatía.
• Escucha activa.
• Comunicación asertiva.
• Profesionalismo.
• Amabilidad.
• Actitud positiva.
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La orientación al cliente implica ofrecer un servicio personalizado, atendiendo las necesidades individuales de cada persona y adaptando el tono de comunicación.

Gestión del tiempo

Como recepcionista tendrás que aprender a organizar y distribuir tu tiempo para realizar todas tus tareas de manera efectiva, lo que te permitirá ser más productiva y eficiente.

Esto conllevar también priorizar tareas, es decir, identificar las más urgentes para concentrarse en ellas primeramente y, luego, centrarse en el resto de las responsabilidades.

Resolución de problemas

Ser el primer contacto con los clientes hace que sea vital que puedas afrontar y resolver problemas de forma eficiente, tomando las mejores decisiones para las partes involucradas. Claro, conservando la calma y siendo paciente, porque tratar con clientes no siempre es fácil.

De manera que para solucionar los problemas también tendrás que poner en práctica cualidades correspondientes con el trato de clientes, como la escucha activa y la empatía, principalmente, enfocándote en las necesidades de la persona. Una vez implementadas las soluciones, debes darle seguimiento al caso para garantizar que realmente se haya resuelto de manera correcta.

Tolerancia a la presión

Trabajar bajo presión no es sencillo, pero es el entorno habitual de los recepcionistas, pues deben atender varias tareas de forma efectiva al mismo tiempo, sin margen de error.

Por este motivo, debes ser tolerante para desempeñar tus responsabilidades en la recepción correctamente, sin que el estrés del día a día nuble tu juicio.

Cómo incluir tu experiencia y habilidades en tu CV

Tu currículum de recepcionista es tu puerta de entrada a ese empleo que deseas para mantenerte al frente del área de recepción de una empresa.

Por tanto, tienes que asegurarte de presentar un currículum completamente personalizado que no deje dudas de que eres la persona correcta para asumir esta responsabilidad, enfocándote especialmente en la sección de la experiencia laboral y las habilidades.

Para lograrlo, ten en cuenta estos consejos:

• Lee la oferta de empleo para saber en qué tareas debe tener experiencia el candidato perfecto y cuáles habilidades específicas busca la empresa.
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• Resume tus principales tareas como recepcionista en cada puesto de trabajo, empezando cada una con un verbo de acción (atendí, gestioné, realicé, etc.).
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• Incluye logros laborales destacados, si es posible, que demuestren tus capacidades profesionales como recepcionista. Enfócate en los resultados numéricos.
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• *Enlista tus mejores habilidades profesionales como recepcionista, combinando destrezas técnicas con cualidades interpersonales relevantes para este puesto.
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• Elige la plantilla de currículum que mejor presente tu experiencia laboral y tus habilidades más sobresalientes.
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Otros ejemplos de currículum de recepcionista

Como el CV de una recepcionista debe adaptarse al sector de la empresa, aquí tienes varios ejemplos de currículum que pueden servirte de inspiración:

• Currículum de recepcionista de hotel
• Currículum de recepcionista médico
• Currículum de recepcionista de entrada
• Currículum de recepcionista dental
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Como cierre…

El puesto de recepción es uno de los más importantes en una empresa, pues es el que da cara al público, en primera instancia. Así que es lógico que las empresas cuiden la selección de quien será la responsable de ser el primer punto de encuentro con sus clientes.

Por eso, si quieres sobresalir en el proceso de selección, demuéstrale al reclutador que puedes encargarte sin problemas de las funciones de la recepción, poniendo en práctica las habilidades correctas para hacer un buen trabajo.